In de module Klanten beheert u uw klantgegevens, waaronder contactpersonen, locaties, documenten, notities en taken. U krijgt hier ook inzicht in alle opdrachten die aan elke klant zijn gekoppeld.
Bekijk uw klanten
Open de module 'Klanten' in de zijbalk om al uw klantgegevens te bekijken.
Vanaf hier kunt u:
Bekijk klanten in een lijst- of kaartweergave.
Zoek naar een specifieke klant.
Markeer klanten als actief of inactief.
Toon inactieve clients indien nodig.
Selecteer 'Bekijken' om het dossier van een cliënt te openen en alle bijbehorende informatie te bekijken.
Een nieuwe klant toevoegen
Om een nieuwe klant aan te maken:
Klik op Nieuwe klant in de module Klanten, of gebruik Snel aanmaken .
Voer de klantgegevens in, waaronder naam, contactgegevens en adres.
Schakel indien nodig vervolgmails of agenda-uitnodigingen in.
Klik op Opslaan .
Wij raden u aan zoveel mogelijk informatie in te vullen, zodat uw administratie nauwkeurig en gemakkelijk te beheren is.
Notities en taken beheren
Het tabblad Notities en taken helpt u belangrijke informatie en herinneringen per klant bij te houden.
Notities
Gebruik notities om belangrijke informatie over een cliënt vast te leggen.
Notities kunnen:
Bewaar interne informatie.
Te bekijken binnen de mobiele app (afhankelijk van gebruikersrechten).
Kan naar behoefte worden bewerkt of verwijderd.
Taken
Met taken kunt u vervolgacties en interne handelingen bijhouden.
Bij het aanmaken van een taak kunt u:
Voeg een titel en beschrijving toe.
Selecteer een taaktype.
Stel een deadline in.
Wijs de taak toe aan een teamlid.
Upload ondersteunende documenten.
Schakel e-mailherinneringen in.
Je kunt bijvoorbeeld een herinnering instellen om contact op te nemen over de verlenging van een contract.
Klantlocaties beheren
Als een klant meerdere vestigingen heeft, kunt u deze onder één klantrecord opslaan.
Om een locatie toe te voegen:
Open het tabblad Locaties .
Klik op Nieuwe locatie .
Voer de locatiegegevens in.
Klik op Opslaan .
Importlocaties
Als u meerdere locaties wilt toevoegen, kunt u deze importeren met een CSV-bestand.
Download het CSV-sjabloon.
Voer uw locatiegegevens in.
Verwijder de richtlijnen.
Sla het bestand op als een CSV-bestand.
Upload het bestand.
Je kunt locaties ook zoeken en filteren, of ze naar behoefte bewerken en verwijderen.
Klantencontacten beheren
Op het tabblad Contacten worden de personen opgeslagen die aan elke klant en locatie zijn gekoppeld.
Om een contactpersoon toe te voegen:
Klik op Nieuw klantcontact .
Vul de contactgegevens in.
Koppel het contact aan de juiste locatie.
Klik op Opslaan .
Bij het aanmaken van vacatures kunnen contactpersonen worden geselecteerd, waarna hun gegevens automatisch worden ingevuld.
Contacten importeren
Je kunt ook contacten in bulk importeren door:
De benodigde ID's worden gedownload.
Het CSV-sjabloon voltooien.
Het voltooide bestand uploaden.
Gebruik de zoekbalk en filters om snel contactpersonen te vinden.
Klantdocumenten opslaan
Via het tabblad Documenten kunt u bestanden opslaan die gekoppeld zijn aan een klant of een specifieke locatie.
Voorbeelden zijn:
Risicobeoordelingen.
Plattegronden.
Gebruikershandleidingen.
Site documentatie.
Deze documenten kunnen ook aan opdrachten worden gekoppeld, zodat ze beschikbaar zijn voor uw buitendienstteam.
Om een document toe te voegen:
Klik op Nieuw document .
Voer de documentgegevens in.
Selecteer de betreffende locatie.
Upload het bestand.
Klik op Opslaan .
Documenten kunnen op elk moment worden doorzocht, gefilterd, bekeken, bewerkt of verwijderd.
Bekijk vacatures van klanten
Elk klantdossier bevat aparte tabbladen voor taken, zodat u de voortgang van het werk kunt volgen.
Toegewezen taken
Dit zijn taken die aan een teamlid zijn toegewezen, maar nog niet zijn gesynchroniseerd met de mobiele app.
Vanaf hier kunt u:
Zoek en filter vacatures.
Bekijk de vacaturedetails.
Banen bewerken.
Taken ongedaan maken.
Wijzig het toegewezen teamlid.
Lopende projecten
Deze taken zijn gesynchroniseerd met de mobiele app en worden momenteel verwerkt.
Je kunt:
Zoek en filter vacatures.
Bekijk de vacaturedetails.
Update de informatie.
Documenten toevoegen.
Als er actief aan een taak wordt gewerkt, raden we aan om eerst met het betreffende teamlid te overleggen voordat u wijzigingen aanbrengt.
Vacatures in behandeling
De openstaande taken zijn door het buitenteam voltooid en ter controle teruggestuurd.
Vanaf hier kunt u:
Controleer het ingevulde workflowformulier.
Download het workflowformulier als PDF.
Maak de klus af.
Wijs de taak opnieuw toe als er meer werk nodig is.
Voltooide opdrachten
Voltooide opdrachten bieden een permanent bewijs van het afgeronde werk.
Je kunt eerdere opdrachten opzoeken, de details ervan bekijken en, indien nodig, informatie over voltooide opdrachten met je klanten delen.