Je kunt individuele teamleden toegang geven tot facturen in de Klipboard mobiele app, zodat ze facturen onderweg kunnen bekijken, aanmaken en bewerken!
Zodra een factuur is aangemaakt, kunnen de door u aangewezen teamleden de factuur via de mobiele app naar de klant e-mailen of bewerken.
Ga naar secties:
Hebben al mijn teamleden toegang tot facturen via de app?
Als u een Klipboard Professional-abonnement hebt, dat offertes, facturen en inkooporders omvat, kunt u gebruikmaken van de factureringsfunctie.
Standaard staat de toegang tot deze functie echter op 'Nee', waardoor u kunt bepalen welke teamleden toegang hebben tot facturen in de mobiele app.
Hoe geef ik een teamlid toegang tot de factuurfunctie in de app?
Om je teamleden toegang te geven tot facturen in de mobiele app via het instellingenmenu:
Klik op Team beheren.
Selecteer het betreffende teamlid en klik op de knop 'Bewerken'.
Ga naar het tabblad Toegangsinstellingen.
Zet de schakelaar 'Teamlid toestaan facturen aan te maken en te bekijken in de mobiele app' op 'ja'.
Een factuur aanmaken in de mobiele app
Om een factuur aan te maken in de Klipboard mobiele app:
Selecteer Facturen in het zijmenu van de Klipboard mobiele app.
Tik op de synchronisatieknop om ervoor te zorgen dat uw facturen actueel zijn.
Tik op de knop 'Factuur toevoegen' onderaan het scherm.
Selecteer in het keuzemenu 'Klantnaam' de naam van de klant voor wie u een factuur wilt opstellen.
Selecteer het serviceadres, dit is het adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant, waar de gefactureerde werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
Selecteer het factuuradres. Dit is het adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant en waarnaar de factuur voor de uitgevoerde werkzaamheden wordt verzonden.
Voer een onderwerp in voor uw factuur.
Selecteer een uitgiftedatum voor uw factuur.
Selecteer de betaaldatum voor uw factuur door het aantal dagen in het daarvoor bestemde vak in te voeren of door de pijltoetsen omhoog en omlaag te gebruiken.
Voeg uw klantbestelnummer toe, indien u dit hebt ontvangen.
Selecteer de gewenste disclaimer voor uw offerte. Klik hier voor meer informatie over het opstellen van disclaimers.
Voer eventueel van toepassing zijnde kortingspercentages in.
Nu de algemene factuurgegevens zijn toegevoegd, kunt u uw producten en diensten aan de factuur toevoegen.
Voorraadproducten en -diensten toevoegen aan een factuur via de mobiele app
Als u producten of diensten uit uw Klipboard-inventaris aan uw factuur wilt toevoegen, kunt u dit doen door op de knop 'Nieuw artikel toevoegen' onderaan het scherm te drukken.
U krijgt de optie om het product uit uw voorraad te selecteren door op te drukken. het pijltje rechts > en selecteer het betreffende product of de betreffende dienst.
Door op 'Product in voorraad' of 'Service in voorraad' te tikken, kunt u zoeken naar relevante producten of diensten door de naam of product-/servicecode van het betreffende artikel in het zoekveld in te voeren. U kunt ook een nieuw artikel toevoegen door op de knop 'Toevoegen' te tikken.
Niet-voorraadproducten en -diensten toevoegen aan een factuur via de mobiele app
Als het benodigde product of de benodigde dienst niet in uw huidige voorraad aanwezig is, kunnen teamleden de informatie handmatig invoeren door op de knop 'Toevoegen' te tikken en de onderstaande gegevens in te vullen:
Voer de productnaam in ( tik om te typen, druk niet op de pijl naar rechts ).
Voer de productcode in.
Voer een beschrijving in.
Voer de aankoopprijs per eenheid en de hoeveelheid in.
Zodra u alle benodigde producten en diensten aan uw factuur hebt gekoppeld, drukt u op de knop 'Opslaan' onderaan het scherm. U krijgt dan de optie om uw factuur per e-mail te verzenden.
Factuur per e-mail
Als u op de knop 'Factuur per e-mail verzenden' tikt, verschijnt er een pop-upvenster met de volgende informatie:
Het e-mailadres van de klant – Dit is het e-mailadres dat is gekoppeld aan de klant in het gedeelte Klanten & Leveranciers. Dit e-mailadres kan indien nodig in de app worden bewerkt, of er kunnen extra e-mailadressen worden ingevoerd, mits deze door komma's worden gescheiden, bijvoorbeeld email@example.com , accounts@email.com , enz.
Het factuuronderwerp – zoals ingevoerd bij het aanmaken van de factuur.
Bericht – Een standaardbericht dat naar het bovenstaande e-mailadres wordt verzonden op basis van een vooraf gedefinieerd sjabloon in uw instellingen, die u hier kunt vinden. Dit bericht kan indien nodig in de app worden bewerkt voordat het wordt verzonden door op het berichtgedeelte te tikken en de aanhef dienovereenkomstig aan te passen.
Stuur mij een kopie – U kunt ervoor kiezen om een kopie van de factuur naar uw eigen e-mailadres en, indien nodig, naar het e-mailadres van de klant te sturen.
Zodra u tevreden bent dat alle bovenstaande informatie aan uw behoeften voldoet, klikt u op de knop 'Factuur per e-mail verzenden' om deze te versturen.
Meer informatie
Klik hier voor meer help-artikelen over het gebruik van de functionaliteit van de Klipboard mobiele app: