Welkom bij het Klipboard-team!
Dit artikel legt de basisprincipes uit van hoe je met Klipboard aan de slag kunt. Het behandelt ook zaken die je moet leren kennen, zoals projecten, klanten en ons activa-register.
Stap 1
Ga naar 'Instellingen'.
Voltooi de algemene instellingen en voer uw bedrijfsadres, logo, enz. in.
Voltooi de resterende instellingen, zoals de opmaak van uw e-mailtemplates voor facturen, offertes, voltooide opdrachten, herinneringen voor onderhoud aan activa, enz.
Stap 2
(Sla deze stap over als u geen verbinding maakt met Xero of QuickBooks)
Ga naar 'Instellingen > Integraties'.
Koppel je Klipboard-account aan Xero of QuickBooks en voer de eerste synchronisatie uit.
Bij de eerste synchronisatie worden alle Xero/QuickBooks-contactpersonen overgezet naar het gedeelte 'Klanten en leveranciers' in Klipboard.
Stap 3
Ga naar 'Klanten en leveranciers' en klik op 'Gegevens importeren'.
Download het sjabloon 'Gegevens importeren'.
Formatteer uw klantgegevens met behulp van de gebruiksvriendelijke sjabloon.
Importeren
Stap 4
Importeer uw sublocaties (vestigingslocaties) voor uw klant.
Ga naar 'Klanten en leveranciers' en klik op 'Bekijken', ga vervolgens naar 'Locaties'.
Om een enkele klant te bekijken, klikt u op 'Locaties' en vervolgens op 'Klantlocaties importeren'.
Download de sjabloon 'Klantlocaties importeren'.
Formatteer de locatiegegevens van uw klanten met behulp van de gebruiksvriendelijke sjabloon.
Importeer de locaties voor de geselecteerde klant.
Stap 5
(Als u geen gebruik maakt van Asset Management, sla deze stap dan over en ga naar stap 7)
Bereid uw klantactiva-gegevens voor op import.
U kunt kiezen uit drie methoden voor het importeren van klantactiva.
Om te bepalen welke assetimportmethode het meest geschikt is voor u, raadpleegt u het volgende helpartikel:
Nadat u de juiste methode voor het importeren van activa hebt gekozen, dient u de gegevens te formatteren en voor te bereiden volgens de structuur van de sjabloon. Het is vooral belangrijk om de instructies in de Excel-sjabloon te volgen; deze helpen u bij de importmethode.
Stap 6
(Als u geen gebruik maakt van Asset Management, sla deze stap dan over en ga naar stap 7)
Nadat uw activa zijn geïmporteerd, is de laatste stap het opnemen van de activa in een preventief onderhoudsschema (PPM-schema) voor onderhoud.
Wij adviseren om de planning van activa te laten bepalen door de klant of door de klant en de locatie van de klant.
Het is niet raadzaam om zomaar alle assets in de 'PPM-planner' te selecteren en direct hetzelfde schema toe te passen. We vertellen u dit zodat u, mocht u een fout maken, niet talloze schema's voor veel assets hoeft te verwijderen.
Lees het volgende artikel over de 'PPM Scheduler' voor meer informatie over het instellen van planningen voor klantactiva.
Stap 7
Nu kunt u binnen enkele seconden een opdracht aanmaken, een klant kiezen en deze aan uw team toewijzen. Dubbelklik op een beschikbare datum en tijd in uw agenda om te beginnen!