El programador de mantenimiento preventivo de Klipboard le permite crear un programa de servicio de mantenimiento preventivo para múltiples activos de varios clientes y le ofrece la opción de generar automáticamente trabajos que se pueden asignar a los miembros de su equipo en el campo cuando sea necesario.
Cuando se crea un programa de mantenimiento preventivo para un activo, se genera un registro de servicio para cada mantenimiento requerido, según la frecuencia establecida. Estos registros de servicio estarán listos para completarse cuando venza el plazo para el mantenimiento del activo en cuestión.
Tenga en cuenta: si tiene un activo con una fecha de inicio del servicio del programador PPM establecida en los detalles del activo (esto se puede establecer individualmente o a partir de una importación masiva, como se muestra a continuación), la frecuencia recurrente del servicio se calculará a partir de esa fecha y no de la fecha que ingrese en el programador PPM.
Los activos que no tengan configurada una fecha de servicio en el programador de mantenimiento preventivo utilizarán la fecha introducida en dicho programador.
Ir a las secciones:
Cree un programa de mantenimiento preventivo.
Para crear un programa de mantenimiento preventivo programado (PPM), vaya a Gestión de activos y seleccione la pestaña Programador de PPM.
Aquí puede describir la frecuencia de su programación y seleccionar los activos que se incluirán en la misma.
Título : Este es el nombre asignado al programa de mantenimiento preventivo programado (PPM). Esta descripción identificará cada uno de los registros de servicio creados en la serie. Se puede actualizar para cada registro de servicio individualmente.
Recurrencia del servicio : puede elegir la periodicidad de los registros de servicio cada cierto número de días, semanas, meses y años, por ejemplo, cada 3 meses a partir de la fecha inicial del servicio.
Enviar recordatorio por correo electrónico con anticipación : aquí puede elegir con cuánta antelación sus clientes recibirán notificaciones sobre los próximos servicios relacionados con sus activos. Para obtener más información sobre los correos electrónicos automatizados de servicios relacionados con activos, haga clic aquí .
Fecha y hora del servicio : Fecha y hora del servicio inicial. * Tenga en cuenta que si tiene un activo con una fecha de inicio del servicio de PPM Scheduler establecida en los detalles del activo (esto se puede establecer individualmente o mediante una importación masiva), la frecuencia recurrente del servicio se calculará a partir de esa fecha y no de la fecha que ingrese en PPM Scheduler. Los activos sin una fecha de servicio de PPM Scheduler establecida utilizarán la fecha ingresada en PPM Scheduler.
Fecha de finalización : la fecha en la que finalizará el programa. Puede programar servicios de mantenimiento de activos continuos por un máximo de 5 años.
Notas : Cualquier nota relevante relacionada con el programa de mantenimiento previsto puede incluirse aquí para futuras consultas.
Selección del activo que se asignará al programa de mantenimiento preventivo programado.
Una vez que hayas configurado tu cronograma, puedes seleccionar qué activos se incluirán. Cada columna cuenta con una variedad de filtros que te permiten filtrar la cuadrícula de activos para mostrar solo activos, clientes, ubicaciones, etc. específicos.
Una vez que haya filtrado los activos a los que desea aplicar el programa PPM, puede seleccionar todos los activos en una página individual o seleccionar activos en varias páginas y/o seleccionar todos los activos de esa selección filtrada.
Una vez que haya decidido qué elementos se incluirán, simplemente haga clic en el botón Guardar . en la parte inferior derecha de la pantalla.
Recibirás un mensaje que te informará que tu PPM se está procesando. Una vez que Klipboard haya finalizado el procesamiento del cronograma, recibirás un correo electrónico confirmando que el cronograma de servicio de PPM ya está activo para esos activos y que los registros de servicio que deben completarse se han creado para dichos activos con la frecuencia establecida.
Creación automática de empleos (opcional)
Una vez que haya seleccionado los activos asociados a su programa de mantenimiento planificado, puede optar por generar automáticamente trabajos no asignados para llevar a cabo estos servicios de mantenimiento de activos, haciendo clic en la sección resaltada a continuación.
Nombre del puesto : este es el nombre del puesto tal como aparecerá en la lista de puestos del miembro de su equipo móvil.
Categorías : Al crear un trabajo, puede seleccionar una o más categorías eligiendo las categorías deseadas en el menú desplegable. Para añadir una categoría adicional, haga clic en el símbolo de más (+) junto a «Categorías», introduzca el nombre de la nueva categoría en el menú lateral y pulse «Guardar». La categoría ya estará disponible para su selección. Las categorías son una opción de filtrado en todas las cuadrículas de trabajos.
Contacto del cliente: aquí puede seleccionar el contacto del cliente asociado al trabajo haciendo clic en el menú desplegable disponible y seleccionando el contacto en cuestión si ya está en Klipboard, editar la información del contacto del cliente haciendo clic en el icono del lápiz o agregar un nuevo contacto del cliente haciendo clic en el icono + e ingresando los detalles requeridos en el menú lateral.
Notas de trabajo: Aquí puede dejar notas importantes para el equipo de campo. Estas notas pueden tener hasta 4000 caracteres, el equivalente a una página A4. Puede crear una plantilla estandarizada que se utilizará como base al crear un nuevo trabajo haciendo clic en «Configurar plantilla». Las notas de trabajo también pueden mostrarse en el PDF generado por sus formularios de flujo de trabajo.
Número de pedido del cliente : Aquí puede añadir el número de pedido del cliente para asociarlo al trabajo en cuestión. Tenga en cuenta que esto no está relacionado con los pedidos creados en la sección de Contabilidad de Klipboard.
Creación automática de trabajos antes de la fecha límite de PPM : aquí puede indicar con cuánta antelación desea que se creen sus trabajos; por ejemplo, si desea que su trabajo se cree dos semanas antes de que venza el plazo para el envío del servicio, introduzca 14 días en la casilla correspondiente.
Acuerdo de Contrato con el Cliente: si tiene contratos configurados en Klipboard, puede asociar el trabajo en cuestión con un contrato seleccionando el contrato necesario en el menú desplegable.
Formularios de flujo de trabajo móviles
Nota: Se debe completar al menos un formulario de flujo de trabajo por cada tarea realizada en la aplicación móvil Klipboard.
Seleccionar formulario o grupo de formularios*: aquí puede seleccionar formularios individuales o un grupo predeterminado, específicos para la tarea en cuestión. Para ello, elija en el menú desplegable "Grupo de formularios" o seleccione los formularios necesarios de su lista de formularios de flujo de trabajo publicados. Al marcar la opción "Obligatorio", los miembros del equipo móvil no podrán completar la tarea a menos que hayan rellenado el formulario de flujo de trabajo obligatorio. Para obtener más información sobre los grupos de formularios, haga clic aquí .
Formularios de búsqueda: si conoce el nombre del formulario que desea agregar al trabajo, puede buscarlo utilizando la barra de búsqueda proporcionada.
No hay límite en la cantidad de formularios de flujo de trabajo que puede asociar a un trabajo determinado. Para ver un video sobre cómo crear formularios de flujo de trabajo en Klipboard, haga clic aquí .
Artículos de productos y servicios
La pestaña de Productos y Servicios le permite asociar productos y servicios de su inventario al proyecto, agregar nuevos artículos al inventario y también agregar o eliminar presupuestos. En la parte inferior de la página, encontrará un desglose de los datos financieros asociados al proyecto.
Tenga en cuenta: Esto solo se aplica si tiene incluida nuestra función de Presupuestos y Facturas como parte de su suscripción.
Agregar artículo: Puede agregar productos o servicios de su inventario al trabajo haciendo clic en el botón "Agregar artículo" y seleccionando el nombre del producto o servicio en el menú desplegable. Si el producto o servicio no está almacenado en su inventario, puede agregarlo manualmente.
Desglose financiero: En la parte inferior de la pantalla verá el desglose financiero del trabajo en cuestión. Este incluirá el costo total, el total de ventas, los impuestos y el total a pagar. Estos importes se calculan en función de las cifras asociadas a las partidas anteriores. Si se elimina alguna partida, las cifras se recalcularán automáticamente.
Nota: Solo los productos requieren un código; los servicios no lo requieren. Para más información sobre la sección de Inventario, haga clic aquí .
Fotos y documentos del trabajo
La pestaña Fotos y documentos del trabajo le permite agregar tantos documentos PDF y fotografías como necesite, lo que permite que los miembros de su equipo de campo los vean en la aplicación cuando estén sincronizados con ella.
Simplemente marque las casillas de los documentos PDF y las fotografías que desea adjuntar al trabajo.
Buscar documentos: Con la barra de búsqueda, puede buscar entre todos los documentos que ha guardado en Klipboard. Para obtener más información sobre cómo guardar documentos en Klipboard, haga clic aquí .
Cargar documento: Puede cargar documentos desde su ordenador haciendo clic en el botón "Cargar documentos". Tenga en cuenta que solo se admiten archivos PDF, JPG, GIF y PNG, y el tamaño máximo de archivo es de 10 MB. Si necesita un archivo de Word o Excel, guárdelo como PDF antes de cargarlo.
Desglose del documento: en la parte inferior de la pantalla, verá el desglose del documento correspondiente al trabajo en cuestión. Esto incluirá el nombre del documento, el cliente asociado, el tipo de archivo y la categoría.
No hay límite en la cantidad de documentos y fotografías que puede tener asociados a un trabajo determinado. Para obtener más información sobre los documentos, haga clic aquí .
Una vez creados los trabajos no asignados, serán visibles en la cuadrícula de trabajos no asignados y en el programador, tal como se muestra a continuación:
