Harmonogram PPM Klipboard umożliwia tworzenie harmonogramu usług PPM dla wielu zasobów u wielu klientów. Daje on również możliwość automatycznego generowania zadań, które w razie potrzeby można przypisać członkom zespołu w terenie.
Po utworzeniu harmonogramu serwisu PPM dla danego zasobu, dla każdej wymaganej usługi zostanie utworzony rekord serwisu, w oparciu o ustaloną częstotliwość. Te rekordy serwisu są następnie gotowe do uzupełnienia w momencie, gdy nadejdzie termin serwisu dla danego zasobu.
Uwaga: jeśli w szczegółach zasobu masz zasób z datą rozpoczęcia usługi harmonogramowania PPM (można ją ustawić indywidualnie lub za pomocą importu zbiorczego, jak pokazano poniżej), częstotliwość powtarzania usługi będzie obliczana od tej daty, a nie od daty wprowadzonej w harmonogramie PPM.
Aktywa bez ustawionej daty usługi PPM Scheduler będą używać daty wprowadzonej w usłudze PPM Scheduler.
Przejdź do sekcji:
Utwórz harmonogram serwisu PPM.
Aby utworzyć harmonogram usługi PPM, przejdź do Zarządzania zasobami i wybierz kartę Harmonogram PPM.
Tutaj możesz określić częstotliwość harmonogramu i wybrać zasoby, które zostaną umieszczone w harmonogramie.
Tytuł – to nazwa nadana harmonogramowi PPM. Ten opis będzie zawierał nazwę każdego z rekordów serwisowych utworzonych w serii. Można go aktualizować dla każdego rekordu serwisowego.
Powtarzanie serwisu co – Możesz wybrać powtarzanie zapisów serwisu co określoną liczbę dni, tygodni, miesięcy i lat, np. co 3 miesiące od daty pierwszego serwisu.
Wyślij przypomnienie e-mailem z wyprzedzeniem – tutaj możesz wybrać, z jakim wyprzedzeniem Twoi klienci otrzymają powiadomienie o zbliżających się usługach związanych z aktywami. Aby uzyskać więcej informacji na temat automatycznych wiadomości e-mail z informacjami o usługach związanych z aktywami, kliknij tutaj .
Data i godzina usługi – data i godzina początkowej daty usługi. * Uwaga: jeśli masz zasób z datą rozpoczęcia usługi w harmonogramie PPM ustawioną w szczegółach zasobu (można ją ustawić indywidualnie lub importować zbiorczo), częstotliwość powtarzania usługi będzie obliczana od tej daty, a nie od daty wprowadzonej w harmonogramie PPM. Zasoby bez daty usługi ustawionej w harmonogramie PPM będą korzystać z daty wprowadzonej w harmonogramie PPM.
Data zakończenia – data zakończenia harmonogramu. Możesz zaplanować bieżące usługi dotyczące aktywów na maksymalnie 5 lat.
Notatki - Wszelkie istotne notatki dotyczące planowanego harmonogramu konserwacji można zamieścić w tym miejscu, aby móc do nich wrócić w przyszłości.
Wybieranie zasobu do przypisania do harmonogramu PPM
Po ustawieniu harmonogramu możesz wybrać, które zasoby zostaną uwzględnione. W każdej kolumnie znajduje się szereg filtrów, które umożliwiają filtrowanie siatki zasobów według konkretnych zasobów, klientów, lokalizacji itp.
Po przefiltrowaniu zasobów, do których ma zostać zastosowany harmonogram PPM, możesz wybrać wszystkie zasoby na pojedynczej stronie, wybrać zasoby na wielu stronach i/lub wybrać każdy zasób z listy wybranych zasobów.
Po podjęciu decyzji, które zasoby zostaną uwzględnione, wystarczy kliknąć przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu ekranu.
Zostanie wyświetlony komunikat informujący o przetwarzaniu harmonogramu PPM. Gdy Klipboard zakończy przetwarzanie harmonogramu, otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem, że harmonogram serwisowy PPM jest już aktywny dla tych zasobów, a rejestry serwisowe, które należy uzupełnić, zostały utworzone dla tych zasobów z ustawioną częstotliwością.
Automatyczne tworzenie zadań (opcjonalnie)
Po wybraniu zasobów powiązanych z planowanym harmonogramem konserwacji możesz zdecydować się na automatyczne generowanie nieprzypisanych zadań w celu wykonania tych usług dotyczących zasobów, klikając wyróżnioną sekcję poniżej.
Nazwa zadania – jest to nazwa zadania, która będzie wyświetlana na liście zadań członka Twojego zespołu mobilnego.
Kategorie – Podczas tworzenia oferty pracy można wybrać jedną lub więcej kategorii, wybierając odpowiednie kategorie z menu rozwijanego. Aby dodać kolejną kategorię, kliknij symbol plusa obok pozycji Kategorie, wpisz nazwę nowej kategorii w menu bocznym i naciśnij przycisk Zapisz. Kategoria jest teraz dostępna do wyboru. Kategorie można filtrować we wszystkich siatkach ofert pracy.
Kontakt klienta – w tym miejscu możesz wybrać kontakt klienta powiązany z zadaniem, klikając dostępne menu rozwijane i wybierając odpowiedni kontakt, jeśli znajduje się on już na tablicy, edytować informacje o kontakcie klienta, klikając ikonę pióra, lub dodać nowy kontakt klienta, klikając ikonę + i wprowadzając wymagane dane w menu bocznym.
Notatki dotyczące zadania – w tym miejscu możesz zostawić ważne notatki dotyczące zadania dla członka zespołu terenowego. Mogą one mieć do 4000 znaków, co odpowiada stronie A4. Możesz utworzyć standardowy szablon, który będzie używany jako podstawa podczas tworzenia nowego zadania, klikając „Konfiguruj szablon”. Notatki dotyczące zadania można również wyświetlać w plikach PDF formularzy Workflow.
Numer zamówienia klienta – tutaj możesz dodać numer zamówienia klienta, aby powiązać go z danym zleceniem. Pamiętaj, że nie jest on powiązany z zamówieniami utworzonymi w sekcji Księgowość w Klipboard.
Automatyczne tworzenie zadania z wyprzedzeniem w stosunku do terminu PPM – w tym miejscu możesz określić, jak wcześnie mają być tworzone zadania, np. jeśli chcesz, aby zadanie zostało utworzone dwa tygodnie przed terminem wysłania usługi, wpisz 14 dni w wyznaczonym polu.
Umowa z klientem – jeśli masz skonfigurowane umowy w Klipboard, możesz powiązać dane zlecenie z umową, wybierając wymaganą umowę z menu rozwijanego.
Mobilne formularze przepływu pracy
Uwaga: w przypadku każdego zadania wykonywanego w aplikacji mobilnej Klipboard należy wypełnić co najmniej jeden formularz przepływu pracy.
Wybierz formularz lub grupy formularzy* – W tym miejscu możesz wybrać pojedyncze formularze lub predefiniowaną grupę formularzy, które mają być używane w konkretnym zadaniu. Możesz to zrobić, wybierając z menu rozwijanego „Grupa formularzy” lub wybierając formularz(e) wymagane dla zadania z listy opublikowanych formularzy przepływu pracy. Zaznaczenie opcji „Obowiązkowe” spowoduje, że członkowie zespołu mobilnego nie będą mogli ukończyć zadania, dopóki nie zostanie wypełniony obowiązkowy formularz przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat grup formularzy, kliknij tutaj .
Formularze wyszukiwania – jeśli znasz nazwę formularza, który chcesz dodać do oferty pracy, możesz go wyszukać, korzystając z paska wyszukiwania.
Nie ma ograniczeń co do liczby formularzy przepływu pracy, które można powiązać z danym zadaniem. Aby obejrzeć film o tworzeniu formularzy przepływu pracy w aplikacji Klipboard, kliknij tutaj .
Produkty i usługi
Karta „Produkty i usługi” umożliwia powiązanie produktów i usług z Twojego magazynu ze zleceniem, dodawanie nowych produktów, a także dodawanie lub usuwanie ofert z zlecenia. Na dole strony znajduje się zestawienie danych finansowych powiązanych ze zleceniem.
Uwaga: Dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy w ramach subskrypcji masz dostęp do funkcji Oferty i faktury.
Dodaj produkt – Możesz dodać produkty/usługi ze swojego magazynu do zlecenia, klikając przycisk „Dodaj produkt” i wybierając nazwę produktu/usługi z menu rozwijanego. Jeśli produkt/usługa nie znajduje się jeszcze w Twoim magazynie, możesz dodać ją ręcznie.
Podział finansowy – Na dole ekranu zobaczysz podział finansowy dla danego zlecenia. Obejmuje on całkowity koszt, całkowitą sprzedaż, podatek i całkowitą kwotę do zapłaty. Kwoty te są obliczane na podstawie danych powiązanych z powyższymi pozycjami. W przypadku usunięcia którejkolwiek z pozycji, dane zostaną odpowiednio przeliczone.
Uwaga: Kod produktu wymagany jest tylko w przypadku produktów, usługi nie. Aby uzyskać więcej informacji na temat sekcji „Inwentarz”, kliknij tutaj .
Zdjęcia i dokumenty dotyczące pracy
Karta Zdjęcia i dokumenty zadania umożliwia dodanie do zadania dowolnej liczby dokumentów PDF i zdjęć, dzięki czemu członkowie zespołu terenowego mogą je przeglądać w aplikacji po ich zsynchronizowaniu.
Wystarczy zaznaczyć pola odpowiadające dokumentom PDF i zdjęciom, które chcesz dołączyć do zlecenia.
Przeszukaj dokumenty – Korzystając z paska wyszukiwania, możesz przeszukać wszystkie dokumenty zapisane w Klipboardzie. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania dokumentów w Klipboardzie, kliknij tutaj .
Prześlij dokument – Możesz przesłać dokumenty z pulpitu, klikając przycisk „Prześlij dokumenty”. Pamiętaj, że dozwolone są tylko pliki PDF, JPG, GIF i PNG, a maksymalny rozmiar pliku to 10 MB. Jeśli potrzebujesz pliku Word lub Excel, zapisz go w formacie PDF przed przesłaniem.
Podział dokumentów – na dole ekranu zobaczysz podział dokumentów dla danego zadania. Obejmuje on nazwę dokumentu, powiązanego klienta, typ pliku i kategorię.
Nie ma limitu liczby dokumentów i zdjęć, które możesz powiązać z danym zleceniem. Aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentów, kliknij tutaj .
Po utworzeniu nieprzypisanych zadań będą one widoczne w siatce nieprzypisanych zadań oraz w harmonogramie, jak pokazano poniżej:
