Utwórz nową pracę
Zadania można tworzyć dla członków zespołu mobilnego i planować na określone daty i godziny. Zadania te są następnie wysyłane do członków zespołu w terenie, którzy synchronizują je z chmurą za pomocą aplikacji mobilnej Klipboard, dzięki czemu wiedzą, gdzie i kiedy mają się udać. Alternatywnie, zadania reaktywne można również tworzyć i przypisywać, ale nie planować ich, aby były realizowane w razie potrzeby.
Możesz utworzyć nowe zadanie w panelu internetowym, przechodząc do Zadania > Nowe zadanie, Klienci > Wybierz odpowiedniego klienta > Nowe zadanie lub naciskając przycisk Szybkie tworzenie + w lewym górnym rogu menu panelu internetowego.
Wszystkie oferty pracy składają się z kombinacji informacji wyświetlanych poniżej, z których część jest obowiązkowa.
Przejdź do sekcji
Informacje ogólne
Informacje ogólne o pracy zawierają ogólne informacje, specyficzne dla danego stanowiska, takie jak Klient, Lokalizacja itp.
Wszelkie informacje, które już znajdują się w Klipboardzie, można wybrać z dostępnych menu rozwijanych. Jeśli żądane informacje nie zostały jeszcze dodane do Klipboardu, można je dodać do dowolnej sekcji oznaczonej symbolem + .
Proszę zapoznać się z poniższą listą opcji. Każda opcja oznaczona * jest obowiązkowa i wymagana do utworzenia zadania. Po dodaniu wszystkich obowiązkowych informacji do zadania, możesz je utworzyć w dowolnym momencie, naciskając przycisk „Zapisz i zakończ” u dołu ekranu.
Nazwa zadania* – jest to nazwa zadania, która będzie wyświetlana na liście zadań członka Twojego zespołu mobilnego.
Kategorie* – Podczas tworzenia oferty pracy można wybrać jedną lub więcej kategorii, wybierając odpowiednie kategorie z menu rozwijanego. Aby dodać kolejną kategorię, kliknij symbol plusa obok pozycji Kategorie, wpisz nazwę nowej kategorii w menu bocznym i naciśnij przycisk Zapisz. Kategoria jest teraz dostępna do wyboru. Kategorie można filtrować we wszystkich siatkach ofert pracy.
Termin wykonania zadania – W tym miejscu możesz wprowadzić datę i godzinę rozpoczęcia lub zakończenia zadania. Wprowadzenie terminu wykonania zadania nie ma wpływu na daty zaplanowane.
Numer zamówienia klienta – w tym miejscu możesz dodać numer zamówienia klienta, aby powiązać go z danym zleceniem. Pamiętaj, że nie jest on powiązany z zamówieniami utworzonymi w sekcji Księgowość w Klipboard.
Klient* – W tym miejscu możesz wybrać Klienta, dla którego przeznaczone jest zadanie, klikając dostępne menu rozwijane i wybierając Klienta. Jeśli Klient znajduje się już na Klipboardzie, edytuj informacje o Kliencie, klikając ikonę Pióra, lub dodaj nowego Klienta, klikając ikonę + i wprowadzając wymagane dane w menu bocznym.
Lokalizacja* – Po wybraniu Klienta w sposób opisany powyżej, opcja Lokalizacja stanie się dostępna do użycia, a lokalizacja główna zostanie domyślnie wypełniona. W tym miejscu możesz wybrać Lokalizację. Aby określić miejsce wykonania zadania, kliknij dostępne menu rozwijane i wybierz żądaną lokalizację. Jeśli lokalizacja znajduje się już w schowku, edytuj informacje o lokalizacji, klikając ikonę pióra, lub dodaj nową lokalizację, klikając ikonę + i wprowadzając wymagane dane w menu bocznym.
Notatki dotyczące zadania – w tym miejscu możesz zostawić ważne notatki dotyczące zadania dla członka zespołu terenowego. Mogą one mieć do 4000 znaków, co odpowiada stronie A4. Możesz utworzyć standardowy szablon, który będzie używany jako podstawa podczas tworzenia nowego zadania, klikając „Konfiguruj szablon”. Notatki dotyczące zadania można również wyświetlać w plikach PDF formularzy Workflow.
Umowa z klientem – jeśli masz skonfigurowane umowy w Klipboard, możesz powiązać dane zlecenie z umową, wybierając wymaganą umowę z menu rozwijanego.
Kontakt klienta – w tym miejscu możesz wybrać kontakt klienta powiązany z zadaniem, klikając dostępne menu rozwijane i wybierając odpowiedni kontakt, jeśli znajduje się on już na tablicy, edytować dane kontaktu klienta, klikając ikonę pióra, lub dodać nowy kontakt klienta, klikając ikonę + i wprowadzając wymagane dane w menu bocznym.
Proszę zwrócić uwagę, W opcji Kontakty Klienta możesz wybrać odpowiednią komunikację dotyczącą pracy dla kontaktu. Opcje komunikacji są wyświetlane poniżej:
Poniżej ogólnych informacji o pracy znajduje się 6 zakładek, z których niektóre są niedostępne do czasu zaktualizowania obowiązkowych opcji ogólnych informacji o pracy. Chodzi o następujące zakładki:
Spośród 6 kart wyświetlonych powyżej, tylko karta Formularze przepływu pracy zawiera obowiązkowe elementy umożliwiające utworzenie zadania.
Harmonogram i przypisywanie zadań
Ta sekcja zawiera ważne informacje dotyczące harmonogramu danego zadania. W tym miejscu możesz przeglądać kalendarze przypisanych członków zespołu mobilnego w widoku tygodniowym lub miesięcznym, a także wyświetlać kalendarz tylko dla godzin pracy, jeśli jest to wymagane.
Przypisz członka(-ów) zespołu – z tej listy rozwijanej możesz wybrać osobę, której chcesz przypisać zadanie spośród aktywnych członków swojego zespołu.
Komunikacja – Przełączając przełącznik „Wyślij klientom SMS-y z powiadomieniami o zaplanowanych zadaniach” na „tak” , możesz wysyłać klientom przypomnienia SMS o nadchodzących zaplanowanych zadaniach. Uwaga: Powiadomienia SMS są obecnie dostępne w Stanach Zjednoczonych , Kanadzie , Wielkiej Brytanii i Irlandii w ramach naszego Planu Profesjonalnego. W przypadku innych krajów prosimy o kontakt za pośrednictwem czatu. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj .
Kalendarz – Klikając żądaną datę i godzinę zadania, możesz zaplanować zadanie dla przypisanego członka zespołu. Jeśli zdecydujesz się zaplanować zadanie, pojawi się pasek boczny, w którym możesz określić datę i godzinę rozpoczęcia/zakończenia. Możesz ustawić to zadanie jako zadanie cykliczne, ustawiając czas trwania i częstotliwość powtarzania, tj. liczbę dni, tygodni, miesięcy, lat; oraz częstotliwość powtarzania, tj. dzień, tydzień, 2 tygodnie, 3 tygodnie, 4 tygodnie, 1 miesiąc, 3 miesiące, 6 miesięcy, rok.
Dodaj zespół wsparcia
Ponieważ Twoja subskrypcja Klipboard obejmuje usługę Teams, otrzymasz możliwość dodania zespołu wsparcia (pamiętaj, że opcja zespołu wsparcia będzie wyświetlana tylko wtedy, gdy zadanie nie jest cykliczne).
Uruchomimy inteligentne algorytmy w tle i ustalimy, kto jest dostępny w wybranym przez Ciebie terminie i godzinie. Dzięki temu członkowie Twojego Zespołu Wsparcia nie będą mogli być przypisani do zadań, gdy są już przypisani do innego zadania z tą samą datą i godziną.
Dostępni członkowie zespołu wsparcia zostaną wyświetleni i będzie można ich przypisać do zadania jako członków zespołu wsparcia. Aby uzyskać więcej informacji na temat zespołów, prosimy przeczytać poniższy artykuł : tutaj .
Formularze przepływu pracy
Formularze Workflow to cyfrowe formularze stworzone dla mobilnych członków zespołu, które mogą z nich korzystać w aplikacjach Klipboard na Androida lub iOS. Formularze te mogą obejmować wszystko, od standardowych certyfikatów branżowych po spersonalizowane arkusze zadań firmowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat Kreatora Formularzy Workflow Mobile, kliknij tutaj .
Uwaga: w przypadku każdego zadania wykonywanego w aplikacji mobilnej Klipboard należy wypełnić co najmniej jeden formularz przepływu pracy.
Mobilne formularze przepływu pracy
Wybierz formularz lub grupy formularzy* – W tym miejscu możesz wybrać pojedyncze formularze lub predefiniowaną grupę formularzy, które mają być używane w konkretnym zadaniu. Możesz to zrobić, wybierając z menu rozwijanego „Grupa formularzy” lub wybierając formularz(e) wymagane dla zadania z listy opublikowanych formularzy przepływu pracy. Zaznaczenie opcji „Obowiązkowe” spowoduje, że członkowie zespołu mobilnego nie będą mogli ukończyć zadania, dopóki nie zostanie wypełniony obowiązkowy formularz przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat grup formularzy, kliknij tutaj .
Kopiuj z poprzedniego: W tym miejscu możesz uzyskać dostęp do formularzy przepływu pracy z wcześniej ukończonych zadań. Kopia wypełnionego formularza obowiązkowego przepływu pracy, który został wypełniony w poprzednim zadaniu, zostanie pobrana na urządzenia mobilne członków zespołu, gdzie będą mogli go edytować i aktualizować w razie potrzeby. Nie powoduje to zmiany żadnych danych w formularzu przepływu pracy powiązanym z poprzednim zadaniem.
Formularze wyszukiwania – jeśli znasz nazwę formularza, który chcesz dodać do oferty pracy, możesz go wyszukać, korzystając z paska wyszukiwania.
Nie ma ograniczeń co do liczby formularzy przepływu pracy, które można powiązać z danym zadaniem. Aby obejrzeć film o tworzeniu formularzy przepływu pracy w aplikacji Klipboard, kliknij tutaj .
Produkty i usługi
Karta „Produkty i usługi” umożliwia powiązanie produktów i usług z Twojego magazynu ze zleceniem, dodawanie nowych produktów, a także dodawanie lub usuwanie ofert z zlecenia. Na dole strony znajduje się zestawienie danych finansowych powiązanych ze zleceniem.
Uwaga: Dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy w ramach subskrypcji masz dostęp do funkcji Oferty i faktury.
Powiązana oferta i temat – W tym miejscu możesz powiązać ofertę z sekcji Oferty w Klipboardzie z bieżącym zleceniem, wybierając numer oferty z dostępnej listy rozwijanej. Spowoduje to pobranie wszystkich produktów i usług powiązanych z ofertą do zlecenia oraz uzupełnienie tematu oferty na pasku tematu. Aby usunąć ofertę z zlecenia, kliknij przycisk „Usuń ofertę”.
Dodaj produkt – Możesz dodać produkty/usługi ze swojego magazynu do zlecenia, klikając przycisk „Dodaj produkt” i wybierając nazwę produktu/usługi z menu rozwijanego. Jeśli produkt/usługa nie znajduje się jeszcze w Twoim magazynie, możesz dodać go ręcznie.
Powiązane produkty/usługi – wszystkie produkty/usługi powiązane z zadaniem będą wyświetlane w tym miejscu, wraz z kodem produktu, nazwą produktu/usługi, opisem, kodem konta, kwotą podatku, ilością, ceną jednostkową, sprzedażą jednostkową i identyfikatorem.
Podział finansowy – na dole ekranu zobaczysz podział finansowy dla danego zlecenia. Obejmuje on całkowity koszt, całkowitą sprzedaż, podatek i kwotę do zapłaty. Kwoty te są obliczane na podstawie danych powiązanych z powyższymi pozycjami. W przypadku usunięcia którejkolwiek z pozycji, dane zostaną odpowiednio przeliczone.
Uwaga: Kod produktu wymagany jest tylko w przypadku produktów; usługi nie wymagają kodu. Aby uzyskać więcej informacji na temat sekcji „Inwentarz”, kliknij tutaj .
Zdjęcia i dokumenty dotyczące pracy
Karta Zdjęcia i dokumenty zadania umożliwia dodanie do zadania dowolnej liczby dokumentów PDF i zdjęć, dzięki czemu członkowie zespołu terenowego mogą je przeglądać w aplikacji po ich zsynchronizowaniu.
Wystarczy zaznaczyć pola odpowiadające dokumentom PDF i zdjęciom, które chcesz dołączyć do zlecenia.
Przeszukaj dokumenty – Korzystając z paska wyszukiwania, możesz przeszukać wszystkie dokumenty zapisane w Klipboardzie. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania dokumentów w Klipboardzie, kliknij tutaj .
Prześlij dokument – Możesz przesłać dokumenty z pulpitu, klikając przycisk „Prześlij dokumenty”. Pamiętaj, że dozwolone są tylko pliki PDF, JPG, GIF i PNG, a maksymalny rozmiar pliku to 10 MB. Jeśli potrzebujesz pliku Word lub Excel, zapisz go w formacie PDF przed przesłaniem.
Podział dokumentów – na dole ekranu zobaczysz podział dokumentów dla danego zadania. Obejmuje on nazwę dokumentu, powiązanego klienta, typ pliku i kategorię.
Nie ma limitu liczby dokumentów i zdjęć, które możesz powiązać z danym zleceniem. Aby uzyskać więcej informacji na temat dokumentów, kliknij tutaj .
Planowana konserwacja
Karta Planowana Konserwacja pokaże Ci zasoby przeznaczone do serwisowania dla wybranego Klienta. Aby uzyskać informacje na temat tworzenia zadań Planowanej Konserwacji Zapobiegawczej, przeczytaj poniższy artykuł .
Aby wybrać zasób, który chcesz poddać planowanej konserwacji, wystarczy zaznaczyć pole po prawej stronie ekranu odpowiadające danemu zasobowi. Do wyboru będą dostępne tylko zasoby, które zostały objęte harmonogramem PPM. Aby uzyskać informacje na temat konfigurowania harmonogramu PPM, kliknij tutaj .
Nazwa zasobu – nazwa nadana zasobowi.
Numer seryjny – numer seryjny przypisany do zasobu.
Harmonogram PPM – nazwa harmonogramu PPM powiązanego z zasobem.
Typ usługi – typ usługi skojarzony z tym zasobem.
Ostatnia usługa reaktywna – data ostatniej usługi reaktywnej wykonanej dla danego zasobu.
Ostatnia planowana usługa serwisowa – data ostatniej usługi serwisowej wykonanej dla danego Aktywa.
Następna planowana usługa serwisowa – data następnej planowanej usługi serwisowej dla danego składnika aktywów.
Wysłane przypomnienie – wskazuje, czy wysłano przypomnienie dotyczące usługi Asset. Należy pamiętać, że powiadomienia są wysyłane do kontaktu powiązanego z zasobem, a nie do klienta. Aby uzyskać więcej informacji na temat przypomnień dotyczących usługi Asset, kliknij tutaj .
Konserwacja reaktywna
Karta Konserwacji Reaktywnej wyświetla wszystkie zasoby w danej lokalizacji klienta, umożliwiając wyszukiwanie i wybór odpowiednich zasobów do konserwacji reaktywnej. Informacje na temat tworzenia zadań konserwacji reaktywnej można znaleźć w poniższym artykule : tutaj .
Konserwację reaktywną można przeprowadzić na wszystkich aktywach klienta.
Nazwa zasobu – nazwa nadana zasobowi.
Numer seryjny – numer seryjny przypisany do zasobu.
Lokalizacja zasobu – lokalizacja powiązana z zasobem.
Numer zasobu klienta – numer zasobu klienta powiązany z danym zasobem.
Ostatni planowany serwis – data ostatniego planowanego serwisu wykonanego na aktywie.
Następna planowana usługa serwisowa – data następnej planowanej usługi serwisowej dla danego składnika aktywów.
Ostatnia usługa reaktywna – data ostatniej usługi reaktywnej wykonanej dla danego zasobu.
Po wybraniu wszystkich elementów mających zastosowanie do bieżącego zadania możesz kliknąć Zapisz i zakończ, a zadanie zostanie zapisane w Przypisanych zadaniach 😁.