Zadania można tworzyć, planować lub nieplanować dla konkretnych członków zespołu. Są one następnie wysyłane do członków zespołu w terenie, którzy synchronizują je z chmurą za pomocą aplikacji mobilnej Klipboard.

Członkowie zespołu otrzymają swoje zlecenia zawierające informacje o kliencie, dane dotyczące lokalizacji wraz z wskazówkami dojazdu, istotne uwagi, formularze przepływu pracy do gromadzenia danych, produkty lub usługi powiązane ze zleceniem, załączone dokumenty PDF oraz wszelkie zasoby w lokalizacji klienta, a także dokumentację serwisową dla wszystkich zasobów wymagających serwisowania. Nowe zlecenie można utworzyć, przechodząc do sekcji Zlecenia > Nowe zlecenie lub naciskając przycisk Szybkie tworzenie.

Jak utworzyć i zaplanować nowe zadanie dla konkretnego klienta.

Jak utworzyć nowe zadanie z poziomu Panelu zadań.

Jak utworzyć zadanie dla wielu członków zespołu.

Szczegóły pracy.

Mobilne formularze przepływu pracy.

Dokumenty dotyczące pracy.

Dodaj produkty lub usługi.

Zaplanuj zadanie.

Zarządzanie aktywami.

Oferty i faktury.

Aby utworzyć nowe zadanie dla zespołu (wielu członków zespołu), które ma zostać przypisane, przeczytaj poniższy artykuł tutaj .

Aby utworzyć nowe zadanie, musisz wypełnić poniższe pola i przypisać je członkowi zespołu.

Numer zadania – zostanie automatycznie przypisany po utworzeniu zadania.

Nazwa zadania – tutaj możesz nadać nazwę zadaniu, np. numer zamówienia, opis itp.

Kategorie – określ kategorię zadania; zadanie może mieć więcej niż jedną kategorię, jeśli jest to wymagane. Kategorie zadań można skonfigurować w sekcji „Kategorie” na pulpicie nawigacyjnym.
​ Klient - Wybierz swojego Klienta.
​ Lokalizacja — jeśli klient ma wiele lokalizacji, możesz wybrać konkretną lokalizację z listy rozwijanej.
​ Notatki z pracy – tutaj możesz zostawić ważne notatki z pracy dla członka zespołu terenowego. Mogą one mieć do 4000 znaków, co odpowiada stronie A4.

Zaplanuj i przypisz zadanie: Wybierz członka zespołu terenowego: Wybierz członka zespołu terenowego, któremu zostanie przydzielone zadanie.

Możliwość wyboru zadania cyklicznego – Możesz wybrać miejsce, w którym chcesz utworzyć zadanie cykliczne i od razu przypisać członków zespołu lub pozostawić je bez przypisania. Zadanie można również wysłać i przypisać później za pomocą harmonogramu.

Grupy formularzy: W tym miejscu możesz wybrać predefiniowaną kolekcję formularzy, które będą używane w konkretnym zadaniu. Aby uzyskać więcej informacji na temat grup formularzy przepływu pracy, kliknij tutaj .

Obowiązkowe formularze: Wybierz obowiązkowy przepływ pracy i maksymalnie cztery dodatkowe formularze przepływu pracy (jeśli potrzeba ich więcej, skontaktuj się z pomocą techniczną Klipboard, aby zwiększyć maksymalną dozwoloną liczbę).

Dodaj dodatkowe formularze: Jeśli nie masz skonfigurowanej grupy formularzy, możesz wybrać formularz obowiązkowy i wszelkie dodatkowe formularze, których możesz potrzebować.

Kopiuj z poprzedniego: W tym miejscu możesz uzyskać dostęp do formularzy przepływu pracy z wcześniej ukończonych zadań. Kopia wypełnionego formularza obowiązkowego przepływu pracy, który został wypełniony w poprzednim zadaniu, zostanie pobrana na urządzenia mobilne członków zespołu, gdzie będą mogli go edytować i aktualizować w razie potrzeby.

Możesz wybrać dokument, który ma się pojawić w zleceniu – link do tego dokumentu znajduje się w sekcji klienta. Na karcie „Zdjęcia i dokumenty zlecenia” po kliknięciu przycisku „Dodaj dokument” możesz dołączyć dowolną liczbę dokumentów PDF do zlecenia. Dzięki temu członkowie zespołu terenowego będą mogli przeglądać te dokumenty bezpośrednio w zleceniu za pośrednictwem aplikacji.

Możesz wyszukać dowolny dokument PDF, który wcześniej przesłałeś na swoje konto Klipboard, w sekcji Dokumenty lub przesłać nowy plik PDF bezpośrednio ze swojego komputera. Wystarczy zaznaczyć pola wyboru obok dokumentów PDF, które chcesz dołączyć do zadania.

Po wybraniu zakładki „Produkty i usługi” będziesz mieć możliwość wyboru pozycji z powiązanej oferty , co automatycznie uzupełni listę pozycji w zleceniu. Możesz również ręcznie dodać konkretne produkty lub usługi do zlecenia. Pojawi się pasek boczny, w którym możesz wprowadzić szczegóły dotyczące wymaganej usługi lub produktu, albo wybrać je z listy, klikając strzałkę poniżej.

Prosimy pamiętać, że tylko produkty wymagają kodu produktu. Aby uzyskać więcej informacji na temat sekcji „Inwentarz”, kliknij tutaj .

W tym momencie możesz kliknąć przycisk Zapisz i zakończ, a zadanie zostanie zapisane w sekcji Nieprzypisane, co umożliwi Ci późniejsze przypisanie go poprzez przeciągnięcie i upuszczenie w harmonogramie.

Możesz też kliknąć opcję Zapisz i utwórz kolejny, co spowoduje przejście do etapu planowania.

Na ekranie wyświetlany jest harmonogram dotyczący konkretnego członka zespołu terenowego. Można w nim określić dzień i godzinę wykonania zadania, wybierając dzień w kalendarzu i klikając dwukrotnie odpowiedni slot.

Wybierz datę i godzinę zadania – po kliknięciu dnia i godziny pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać datę i godzinę rozpoczęcia oraz datę i godzinę zakończenia. Po wybraniu daty i godziny pojawią się one w kalendarzu/harmonogramie członka zespołu.

Możesz ustawić to zadanie jako zadanie cykliczne, wybierając opcję „Zadanie cykliczne”. Możesz określić, jak daleko w przyszłość zadanie będzie się powtarzać, np. liczbę dni, tygodni, miesięcy lub lat, a także częstotliwość powtarzania, np. w dni robocze, co tydzień, co miesiąc i co rok. (Opcja powtarzania jest wyświetlana tylko wtedy, gdy zadanie ma dołączony nie więcej niż jeden formularz mobilnego przepływu pracy).

Po zapisaniu szczegółów data pojawi się w kalendarzu.

Wysyłaj klientom powiadomienia SMS o zaplanowanych zleceniach – Klipboard może wysyłać klientom przypomnienia SMS o nadchodzących zaplanowanych zleceniach. Uwaga: powiadomienia SMS są obecnie dostępne w Stanach Zjednoczonych , Kanadzie , Wielkiej Brytanii i Irlandii w ramach planu Professional. W przypadku innych krajów prosimy o kontakt za pośrednictwem czatu. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj .

Dodaj zespół wsparcia: Ponieważ usługa Teams jest częścią Twojej subskrypcji Klipboard, otrzymasz możliwość dodania zespołu wsparcia (pamiętaj, że opcja zespołu wsparcia będzie wyświetlana tylko wtedy, gdy zadanie nie jest cykliczne).

Uruchomimy inteligentne algorytmy w tle i ustalimy, kto jest dostępny w wybranym przez Ciebie terminie i godzinie. Dzięki temu członkowie zespołu wsparcia nie będą mogli być przypisani do zadań, gdy są już przypisani do innego zadania z tą samą datą i godziną.

Dostępni członkowie zespołu wsparcia zostaną wyświetleni na liście i będą mogli zostać wybrani i przypisani do zadania jako członkowie zespołu wsparcia. Aby uzyskać więcej informacji na temat zespołów, prosimy o zapoznanie się z poniższym artykułem: tutaj .

W tym momencie możesz kliknąć Zapisz i zakończ, a zadanie zostanie zapisane w Przypisanych zadaniach.

Możesz też kliknąć „Zapisz i przejdź do następnego kroku”, aby przejść do etapu „Zarządzanie zasobami”. (Uwaga: dotyczy tylko sytuacji, gdy w ramach subskrypcji masz dostęp do funkcji zarządzania zasobami).

Po przejściu do zakładki Zarządzanie aktywami pojawią się dwie opcje:

Karta Planowanej Konserwacji Zapobiegawczej, która pokazuje zasoby przeznaczone do serwisowania dla danej lokalizacji klienta. Aby uzyskać informacje na temat tworzenia zadań dla Planowanej Konserwacji Zapobiegawczej, zapoznaj się z poniższym artykułem : tutaj .

Lub zakładka Konserwacja Reaktywna, która wyświetla wszystkie zasoby w danej lokalizacji klienta. Możesz tam wyszukać i wybrać odpowiednie zasoby do konserwacji reaktywnej. Aby uzyskać informacje na temat tworzenia zadań konserwacji reaktywnej, przeczytaj poniższy artykuł : tutaj .

W tym momencie możesz kliknąć Zapisz i zakończ, a zadanie zostanie zapisane w Przypisanych zadaniach.

Możesz też kliknąć Zapisz i utwórz inne, po czym zostaniesz przeniesiony do opcji Utwórz inne zadanie.

Powiązana oferta: Możesz powiązać ofertę klienta z zadaniem (oferta zostanie automatycznie powiązana, jeśli przekonwertowałeś ofertę na zlecenie). Po zakończeniu zlecenia możesz wystawić fakturę z tego zlecenia – zostaną pobrane szczegóły z powiązanej oferty, a także dodane wszelkie inne informacje, które mogły zostać wykorzystane w zleceniu.

Przypomnienie o fakturze: Możesz ustawić przypomnienie o wystawieniu faktury po zakończeniu pracy

W tym momencie możesz kliknąć Zapisz i zakończ, a zadanie zostanie zapisane w Przypisanych zadaniach.

Powrót na górę