Crear un nuevo trabajo
Se pueden crear tareas para los miembros de tu equipo móvil y programarlas para fechas y horas específicas. Estas tareas se envían a los miembros del equipo en campo, quienes las sincronizan desde la nube mediante la aplicación móvil Klipboard, para que sepan dónde ir y cuándo. También se pueden crear y asignar tareas reactivas, pero sin programarlas, para que se completen cuando sea necesario.
Puede crear un nuevo trabajo en el panel web navegando a Trabajos > Nuevo trabajo, Clientes > Seleccionar el cliente en cuestión > Nuevo trabajo, o pulsando el botón Creación rápida + en la parte superior izquierda del menú de su panel web.
Todos los puestos de trabajo se componen de una combinación de la información que se muestra a continuación, parte de la cual es obligatoria.
Ir a las secciones
Información general
La sección de Información General del Puesto contiene información de alto nivel, específica del puesto en cuestión, como el Cliente, la Ubicación, etc.
Cualquier información que ya se encuentre en Klipboard puede seleccionarse desde los menús desplegables disponibles. Si la información requerida aún no se ha agregado a Klipboard, puede añadirse a cualquier sección donde aparezca el símbolo + .
Consulte la lista de opciones a continuación. Las opciones marcadas con * son obligatorias para crear el trabajo. Una vez que haya ingresado toda la información obligatoria, puede crear el trabajo en cualquier momento presionando el botón Guardar y finalizar en la parte inferior de la pantalla.
Nombre del puesto* – Este es el nombre del puesto tal como se mostrará en la lista de puestos del miembro de su equipo móvil.
Categorías* – Al crear un trabajo, puede seleccionar una o más categorías eligiendo las categorías necesarias en el menú desplegable. Para añadir una categoría adicional, haga clic en el símbolo de más (+) junto a «Categorías», introduzca el nombre de la nueva categoría en el menú lateral y pulse «Guardar». La categoría ya estará disponible para su selección. Las categorías son una opción de filtrado en todas las cuadrículas de trabajos.
Fecha de vencimiento del trabajo: Aquí puede ingresar la fecha y hora en que sus trabajos deben comenzar o finalizar. Ingresar una fecha de vencimiento no afecta las fechas programadas.
Número de pedido del cliente : Aquí puede agregar el número de pedido del cliente para asociarlo al trabajo en cuestión. Tenga en cuenta que esto no está relacionado con los pedidos creados en la sección de Contabilidad de Klipboard.
Cliente* – Aquí, puede seleccionar el cliente para el que se realizará el trabajo haciendo clic en el menú desplegable disponible y seleccionando el cliente. Si ya está en Klipboard, edite la información del cliente haciendo clic en el icono del lápiz, o agregue un nuevo cliente haciendo clic en el icono + e ingresando los detalles necesarios en el menú lateral.
Ubicación* – Una vez que se selecciona un Cliente como se indicó anteriormente, la opción Ubicación estará disponible y la ubicación principal se completará de forma predeterminada. Aquí puede seleccionar la Ubicación Seleccione la ubicación donde se realizará el trabajo haciendo clic en el menú desplegable disponible y eligiendo la ubicación deseada. Si ya están en Klipboard, edite la información de la ubicación haciendo clic en el icono del lápiz, o agregue una nueva ubicación haciendo clic en el icono + e ingresando los detalles necesarios en el menú lateral.
Notas de trabajo: Aquí puede dejar notas importantes para el equipo de campo. Estas notas pueden tener hasta 4000 caracteres, el equivalente a una página A4. Puede crear una plantilla estandarizada que se utilizará como base al crear un nuevo trabajo haciendo clic en «Configurar plantilla». Las notas de trabajo también pueden mostrarse en el PDF generado por sus formularios de flujo de trabajo.
Acuerdo de Contrato con el Cliente: si tiene contratos configurados en Klipboard, puede asociar el trabajo en cuestión con un contrato seleccionando el contrato necesario en el menú desplegable.
Contacto del cliente: aquí puede seleccionar el contacto del cliente asociado al trabajo haciendo clic en el menú desplegable disponible y seleccionando el contacto en cuestión si ya está en Klipboard, editar la información del contacto del cliente haciendo clic en el icono del lápiz o agregar un nuevo contacto del cliente haciendo clic en el icono + e ingresando los detalles requeridos en el menú lateral.
Tenga en cuenta, Dentro de la opción Contactos del cliente, puede seleccionar las comunicaciones laborales relevantes para dicho contacto. Estas opciones de comunicación se muestran a continuación:
Debajo de la información general del puesto, hay 6 pestañas, algunas de las cuales no están disponibles hasta que se hayan actualizado las selecciones obligatorias de la información general del puesto. Las pestañas en cuestión son:
De las 6 pestañas que se muestran arriba, solo la pestaña Formularios de flujo de trabajo contiene elementos obligatorios para crear un trabajo.
Programar y asignar tareas
Esta sección contiene información importante sobre la programación del trabajo en cuestión. Desde aquí, puede ver el calendario de los miembros del equipo móvil asignados en vista semanal o mensual, o mostrar el calendario solo durante el horario laboral si es necesario.
Asignar miembro(s) del equipo: desde esta lista desplegable, puede elegir a quién desea asignar la tarea de una lista de los miembros activos de su equipo.
Comunicación : Al activar la opción «Enviar notificaciones SMS al cliente sobre trabajos programados» , podrá enviar recordatorios por SMS a sus clientes sobre los trabajos programados. Nota: Las notificaciones por SMS están disponibles actualmente en EE. UU. , Canadá , Reino Unido e Irlanda con nuestro Plan Profesional. Para otros países, póngase en contacto con nosotros a través del chat. Para más información, haga clic aquí .
Calendario: Al hacer clic en la fecha y hora requeridas para la tarea, puede programarla para el miembro del equipo asignado. Si elige programar la tarea, aparecerá una barra lateral donde podrá especificar la fecha y hora de inicio y finalización. Puede convertir esta tarea en una tarea recurrente configurando la duración y la frecuencia de la recurrencia (días, semanas, meses, años) y la frecuencia de la recurrencia (día, semana, 2 semanas, 3 semanas, 4 semanas, 1 mes, 3 meses, 6 meses, año).
Agregar equipo de soporte
Dado que su suscripción a Klipboard incluye Teams, tendrá la opción de agregar un equipo de soporte (tenga en cuenta que la opción de equipo de soporte solo se mostrará si el trabajo no es recurrente).
Aplicaremos algoritmos inteligentes en segundo plano para determinar quién está disponible según la fecha y hora que hayas elegido para la tarea. Esto garantiza que los miembros de tu equipo de soporte no puedan ser asignados a tareas que ya tengan programadas para la misma fecha y hora.
Los miembros del equipo de soporte disponibles aparecerán en la lista y podrán ser asignados al puesto como miembros del equipo de soporte. Para obtener más información sobre los equipos, consulte el siguiente artículo aquí .
Formularios de flujo de trabajo
Los formularios de flujo de trabajo son formularios digitales diseñados para que los miembros del equipo los utilicen en sus aplicaciones Klipboard para Android o iOS. Estos formularios pueden incluir desde certificados estándar del sector hasta hojas de trabajo personalizadas de la empresa. Para obtener más información sobre el creador de formularios de flujo de trabajo para dispositivos móviles, haga clic aquí .
Tenga en cuenta: Se debe completar al menos un formulario de flujo de trabajo por cada tarea realizada en la aplicación móvil Klipboard.
Formularios de flujo de trabajo móviles
Seleccionar formulario o grupo de formularios*: aquí puede seleccionar formularios individuales o un grupo predeterminado, específicos para la tarea en cuestión. Para ello, elija en el menú desplegable "Grupo de formularios" o seleccione los formularios necesarios de su lista de formularios de flujo de trabajo publicados. Al marcar la opción "Obligatorio", los miembros del equipo móvil no podrán completar la tarea a menos que hayan rellenado el formulario de flujo de trabajo obligatorio. Para obtener más información sobre los grupos de formularios, haga clic aquí .
Copiar del anterior: Aquí, puede acceder a los formularios de flujo de trabajo de trabajos completados anteriormente en esta ubicación. Se descargará una copia del formulario de flujo de trabajo obligatorio completado en el trabajo anterior a los dispositivos de los miembros del equipo móvil, donde podrán editarlo y actualizarlo según sea necesario. Esto no modifica ningún dato del formulario de flujo de trabajo asociado al trabajo anterior.
Formularios de búsqueda: si conoce el nombre del formulario que desea agregar al trabajo, puede buscarlo utilizando la barra de búsqueda proporcionada.
No hay límite en la cantidad de formularios de flujo de trabajo que puede asociar a un trabajo determinado. Para ver un video sobre cómo crear formularios de flujo de trabajo en Klipboard, haga clic aquí .
Artículos de productos y servicios
La pestaña de Productos y Servicios le permite asociar productos y servicios de su inventario al proyecto, agregar nuevos artículos al inventario y también agregar o eliminar presupuestos. En la parte inferior de la página, encontrará un desglose de los datos financieros asociados al proyecto.
Tenga en cuenta: Esto solo se aplica si tiene incluida nuestra función de Presupuestos y Facturas como parte de su suscripción.
Cotización y asunto asociados: Aquí puede asociar una cotización de la sección Cotizaciones de Klipboard al trabajo en cuestión seleccionando el número de cotización en el menú desplegable. Al hacerlo, se importarán todos los productos y servicios asociados a la cotización al trabajo y se completará el asunto de la cotización en la barra de asunto. Para eliminar la cotización del trabajo, haga clic en el botón Eliminar cotización.
Agregar artículo: Puede agregar productos o servicios de su inventario al trabajo haciendo clic en el botón "Agregar artículo" y seleccionando el nombre del producto o servicio en el menú desplegable. Si el producto o servicio no está almacenado en su inventario, puede agregarlo manualmente.
Productos/Servicios Asociados: Aquí se mostrarán todos los productos/servicios asociados con el trabajo, incluyendo el código del producto, el nombre del producto/servicio, la descripción, el código de cuenta, el importe del impuesto, la cantidad, el coste unitario, la unidad vendida y el ID.
Desglose financiero: En la parte inferior de la pantalla, verá el desglose financiero del trabajo en cuestión. Este incluirá el costo total, las ventas totales, los impuestos y el total a pagar. Estos importes se calculan en función de las cifras asociadas a las partidas anteriores. Si se elimina alguna partida, las cifras se recalcularán automáticamente.
Nota: Solo los productos requieren un código; los servicios no lo requieren. Para más información sobre la sección de Inventario, haga clic aquí .
Fotos y documentos del trabajo
La pestaña Fotos y documentos del trabajo le permite agregar tantos documentos PDF y fotografías como necesite, lo que permite que los miembros de su equipo de campo los vean en la aplicación cuando estén sincronizados con ella.
Simplemente marque las casillas de los documentos PDF y las fotografías que desea adjuntar al trabajo.
Buscar documentos: Con la barra de búsqueda, puede buscar entre todos los documentos que ha guardado en Klipboard. Para obtener más información sobre cómo guardar documentos en Klipboard, haga clic aquí .
Cargar documento: Puede cargar documentos desde su ordenador haciendo clic en el botón "Cargar documentos". Tenga en cuenta que solo se admiten archivos PDF, JPG, GIF y PNG, y el tamaño máximo de archivo es de 10 MB. Si necesita un archivo de Word o Excel, guárdelo como PDF antes de cargarlo.
Desglose del documento: en la parte inferior de la pantalla, verá el desglose del documento correspondiente al trabajo en cuestión. Esto incluirá el nombre del documento, el cliente asociado, el tipo de archivo y la categoría.
No hay límite en la cantidad de documentos y fotografías que puede tener asociados a un trabajo determinado. Para obtener más información sobre los documentos, haga clic aquí .
Mantenimiento planificado
La pestaña Mantenimiento planificado le mostrará los activos que requieren mantenimiento para el cliente seleccionado. Para obtener información sobre cómo crear órdenes de trabajo para el mantenimiento preventivo planificado, lea el siguiente artículo aquí .
Para seleccionar el activo al que desea realizar el mantenimiento planificado, simplemente marque la casilla correspondiente al activo que aparece a la derecha de la pantalla. Solo estarán disponibles los activos que tengan un programa de mantenimiento preventivo programado (PPM). Para obtener información sobre cómo configurar un programa de PPM, haga clic aquí .
Nombre del activo: el nombre que se le da al activo.
Número de serie: Número de serie asociado al activo.
Programa de mantenimiento preventivo – El nombre del programa de mantenimiento preventivo asociado al activo.
Tipo de servicio: El tipo de servicio asociado a este activo.
Último servicio correctivo: Fecha del último servicio correctivo realizado en el activo.
Último servicio programado: la fecha del último servicio al cliente realizado en el activo.
Próximo servicio programado: la fecha del próximo servicio programado para el activo.
Recordatorio enviado : indica si se ha enviado un recordatorio relacionado con el servicio de gestión de activos. Tenga en cuenta que las notificaciones se envían al contacto asociado con el activo, no con el cliente. Para obtener más información sobre los recordatorios del servicio de gestión de activos, haga clic aquí .
Mantenimiento reactivo
La pestaña Mantenimiento reactivo muestra todos los activos en la ubicación del cliente, donde puede buscar y seleccionar el/los activo/s apropiado/s para el mantenimiento reactivo. Para obtener información sobre cómo crear trabajos de mantenimiento reactivo, consulte el siguiente artículo aquí .
El mantenimiento correctivo puede llevarse a cabo en todos los activos asociados al cliente.
Nombre del activo: el nombre que se le da al activo.
Número de serie: Número de serie asociado al activo.
Ubicación del activo: lugar asociado al activo.
Número de Activo del Cliente: El número de activo del cliente asociado al activo en cuestión.
Último servicio programado: la fecha del último servicio programado realizado en el activo.
Próximo servicio programado: la fecha del próximo servicio programado para el activo.
Último servicio correctivo: Fecha del último servicio correctivo realizado en el activo.
Una vez que hayas seleccionado todos los elementos aplicables para el trabajo en cuestión, puedes hacer clic en Guardar y finalizar, y el trabajo se guardará en Trabajos asignados 😁.