Se pueden crear, programar o dejar sin programar tareas para miembros específicos del equipo. Estas se envían a los miembros del equipo que se encuentran en el terreno, quienes las sincronizan desde la nube mediante la aplicación móvil Klipboard.

Los miembros del equipo recibirán sus trabajos con la información del cliente, detalles de la ubicación para indicaciones, notas relevantes, formularios de flujo de trabajo para la captura de datos, productos o servicios asociados al trabajo, documentos PDF adjuntos y cualquier activo en la ubicación del cliente, así como registros de servicio para cualquier activo que requiera mantenimiento. Puede crear un nuevo trabajo accediendo a Trabajos > Nuevo trabajo o pulsando el botón Creación rápida.

Cómo crear y programar un nuevo trabajo para un cliente específico.

Cómo crear un nuevo puesto de trabajo desde el panel de control de empleos.

Cómo crear un puesto de trabajo para varios miembros del equipo.

Detalles del trabajo.

Formularios de flujo de trabajo móviles.

Documentos de trabajo.

Agregar productos o servicios.

Programar trabajo.

Gestión de activos.

Presupuestos y facturas.

Para crear un nuevo trabajo para un equipo (varios miembros del equipo) que se asignará, lea el siguiente artículo aquí .

Para crear un nuevo puesto de trabajo, debe completar los campos que aparecen a continuación y asignarlo a un miembro del equipo.

Número de trabajo: Este se asignará automáticamente al crear el trabajo.

Nombre del puesto : Aquí es donde se nombra el puesto. Por ejemplo, número de orden de compra, descripción, etc.

Categorías: especifique la categoría del trabajo; un trabajo puede tener más de una categoría si es necesario. Las categorías de los trabajos se pueden configurar en la sección Categorías del panel web.
​ Cliente - Seleccione su cliente.
​ Ubicación : si un cliente tiene varias ubicaciones, puede seleccionar la ubicación específica de la lista desplegable.
​ Notas de trabajo : Aquí puede dejar cualquier nota importante para el miembro del equipo de campo. Estas notas pueden tener hasta 4000 caracteres, lo que equivale a una página A4.

Programar y asignar trabajo: Seleccionar miembro del equipo de campo: Seleccione al miembro de su equipo de campo que se le asignará el trabajo.

Opción para crear una tarea recurrente : puede seleccionar dónde desea crear una tarea recurrente y asignar miembros del equipo de inmediato o dejarla sin asignar. La tarea también se puede programar y asignar posteriormente mediante el planificador.

Grupos de formularios: Aquí puede seleccionar una colección predeterminada de formularios para usar específicamente en esta tarea. Para obtener más información sobre los grupos de formularios de flujo de trabajo, haga clic aquí .

Formularios obligatorios: Seleccione su flujo de trabajo obligatorio y hasta cuatro formularios de flujo de trabajo adicionales (si necesita más, póngase en contacto con el soporte de Klipboard para aumentar el número máximo permitido).

Agregar formularios adicionales: Si no tiene configurado un grupo de formularios, puede seleccionar un formulario obligatorio y cualquier otro formulario adicional que necesite.

Copiar del anterior: Aquí, puede acceder a los formularios de flujo de trabajo de trabajos completados anteriormente en esta ubicación. Se descargará una copia del formulario de flujo de trabajo obligatorio completado en el trabajo anterior a los dispositivos de los miembros del equipo móvil, donde podrán editarlo y actualizarlo según sea necesario.

Puedes seleccionar el documento que deseas que aparezca en el trabajo; este documento se enlaza desde la sección del cliente. En la pestaña Fotos y documentos del trabajo , al hacer clic en el botón Agregar documento , podrás adjuntar tantos documentos PDF como necesites. Esto permite que los miembros de tu equipo de campo, a través de la aplicación, vean estos documentos directamente en el trabajo.

Puedes buscar cualquier documento PDF que hayas subido previamente a tu cuenta de Klipboard en la sección Documentos , o subir un nuevo PDF directamente desde tu ordenador. Simplemente marca las casillas junto a los documentos PDF que quieras adjuntar al trabajo.

Al seleccionar la pestaña «Productos y servicios» , podrá elegir artículos del presupuesto asociado , que se añadirán automáticamente al trabajo. También puede añadir manualmente productos o servicios específicos. Aparecerá una barra lateral donde podrá introducir los detalles del servicio o producto requerido, o seleccionarlo de su inventario haciendo clic en la flecha que se muestra a continuación.

Tenga en cuenta que solo los productos requieren un código de producto. Para obtener más información sobre la sección de Inventario, haga clic aquí .

En este punto, puede hacer clic en Guardar y finalizar, y la tarea se guardará como No asignada, lo que le permitirá asignarla posteriormente arrastrándola y soltándola en el Programador.

O bien, puede hacer clic en Guardar y crear otro, y se le llevará al paso de Programación.

La pantalla muestra el horario específico de ese miembro del equipo de campo, donde puede especificar el día y la hora en que se realizará el trabajo seleccionando un día en el calendario haciendo doble clic en el espacio disponible.

Seleccionar fecha y hora del trabajo: al hacer clic en el día y la hora, aparecerá una ventana emergente que le permitirá seleccionar la fecha y hora de inicio, así como la fecha y hora de finalización. Una vez seleccionadas, estas aparecerán en el calendario/horario del miembro del equipo.

Puedes convertir esta tarea en una tarea recurrente seleccionando la opción "Tarea recurrente". Podrás configurar el intervalo de tiempo en el que se repetirá (días, semanas, meses o años) y la frecuencia (días laborables, semanal, mensual o anual). (Ten en cuenta que la opción de tarea recurrente solo se muestra si la tarea tiene un único formulario de flujo de trabajo móvil asociado).

Una vez que hayas guardado los detalles, la fecha aparecerá en el calendario.

Enviar notificaciones por SMS a los clientes sobre trabajos programados: Klipboard puede enviar recordatorios por SMS a los clientes sobre los trabajos programados. Nota: Las notificaciones por SMS están disponibles actualmente en EE . UU. , Canadá , Reino Unido e Irlanda con el Plan Profesional. Para otros países, contáctenos a través del chat. Para más información, haga clic aquí .

Agregar equipo de soporte: Dado que Teams forma parte de su suscripción a Klipboard, tendrá la opción de agregar un equipo de soporte (tenga en cuenta que la opción de equipo de soporte solo se mostrará si el trabajo no es recurrente).

Aplicaremos algoritmos inteligentes en segundo plano para determinar quién está disponible según la fecha y hora que hayas elegido para la tarea. Esto garantiza que ningún miembro del equipo de soporte pueda ser asignado a una tarea que ya tenga programada para la misma fecha y hora.

Los miembros del equipo de soporte disponibles aparecerán en la lista y podrán seleccionarse y asignarse al puesto como miembros del equipo de soporte. Para obtener más información sobre los equipos, consulte el siguiente artículo aquí .

En este punto, puede hacer clic en Guardar y finalizar, y el trabajo se guardará en Trabajos asignados.

También puede hacer clic en Guardar y siguiente paso, y se le redirigirá al paso de Gestión de activos. (Tenga en cuenta que esto solo aplica si tiene incluidas las funciones de Gestión de activos en su suscripción).

Cuando se le muestre la pestaña de Gestión de activos, se le presentarán dos opciones:

Pestaña Mantenimiento preventivo planificado, que muestra los activos que requieren mantenimiento en la ubicación de ese cliente. Para obtener información sobre cómo crear tareas de mantenimiento preventivo planificado, consulte el siguiente artículo aquí .

O bien , utilice la pestaña Mantenimiento reactivo, que le mostrará todos los activos en la ubicación de ese cliente. Allí podrá buscar y seleccionar el/los activo/s apropiado/s para el mantenimiento reactivo. Para obtener información sobre cómo crear trabajos de mantenimiento reactivo, consulte el siguiente artículo aquí .

En este punto, puede hacer clic en Guardar y finalizar, y el trabajo se guardará en Trabajos asignados.

O bien, puede hacer clic en Guardar y crear otro, y se le llevará a la página Crear otro trabajo.

Presupuesto asociado: Puede asociar un presupuesto de cliente al trabajo (se asociará automáticamente un presupuesto si lo ha convertido en un trabajo). Cuando el trabajo esté terminado, puede generar la factura correspondiente; esta incluirá los detalles del presupuesto asociado y cualquier otro gasto que se haya utilizado en el trabajo.

Recordatorio de factura: Puede configurar un recordatorio para facturar una vez que se haya completado el trabajo.

En este punto, puede hacer clic en Guardar y finalizar, y el trabajo se guardará en Trabajos asignados.

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