Puedes otorgar permisos a miembros individuales del equipo para acceder a las cotizaciones en la aplicación móvil de Klipboard, lo que les permitirá ver, crear y editar cotizaciones sobre la marcha.
Una vez que se haya creado un presupuesto en la aplicación móvil, los miembros de su equipo tendrán la opción de enviar el presupuesto por correo electrónico al cliente o convertir instantáneamente un presupuesto en un trabajo, todo ello desde la aplicación móvil.
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¿Todos los miembros de mi equipo tendrán acceso a las citas en la aplicación?
Si tienes una suscripción a Klipboard Professional, que incluye presupuestos, facturas y órdenes de compra, podrás utilizar la función de presupuestos en la aplicación móvil.
Sin embargo, por defecto, el permiso para acceder a esta función en la aplicación móvil está configurado en No, por lo que puedes controlar qué miembros del equipo tienen acceso a las cotizaciones en la aplicación móvil.
¿Cómo puedo otorgar permisos de acceso a la función de Cotizaciones a un miembro del equipo en la aplicación?
Para otorgar a los miembros de tu equipo permiso para acceder a las cotizaciones en la aplicación móvil desde el menú de configuración:
Haz clic en Gestionar equipo.
Seleccione al miembro del equipo en cuestión y haga clic en el botón de edición.
Diríjase a la pestaña Configuración de acceso.
Active la opción "Permitir que los miembros del equipo creen y vean presupuestos en la aplicación móvil" y póngala en "Sí".
Cómo crear un presupuesto en la aplicación móvil
Para crear una cotización en la aplicación móvil de Klipboard:
Seleccione "Citas" en el menú lateral de la aplicación móvil de Klipboard.
Pulsa el botón "Añadir sincronización" para asegurarte de que tus presupuestos estén actualizados.
Pulsa el botón "Añadir presupuesto" en la parte inferior de la pantalla.
En el menú desplegable "Nombre del cliente", seleccione el nombre del cliente para el que desea generar un presupuesto.
Seleccione la dirección de servicio, que es una dirección asociada al cliente seleccionado, donde se realizarán los trabajos presupuestados.
Seleccione la dirección de facturación, que es la dirección asociada al cliente seleccionado, a la que se facturará cualquier trabajo realizado.
Introduzca un asunto para su solicitud de presupuesto.
Seleccione la cláusula de exención de responsabilidad que desee incluir en su presupuesto. Para obtener más información sobre cómo crear cláusulas de exención de responsabilidad, haga clic aquí .
Indique cualquier porcentaje de descuento o depósito requerido, si corresponde.
Ahora que se ha añadido la información general asociada al presupuesto, puede agregar sus productos y servicios al mismo.
Agregar productos y servicios de inventario a una cotización en la aplicación móvil
Para agregar productos o servicios a su presupuesto desde su inventario en la aplicación móvil, puede hacerlo presionando el botón Agregar nuevo artículo en la parte inferior de la pantalla.
Se le presentará la opción de seleccionar el producto de su inventario pulsando el icono de flecha a la derecha > y seleccionando el producto o servicio correspondiente.
Al pulsar en «Producto/Servicio de inventario», puede buscar productos o servicios relevantes introduciendo el nombre o el código del producto/servicio en el cuadro de búsqueda. También puede añadir un nuevo artículo pulsando el botón «Añadir».
Agregar productos y servicios que no están en inventario a una cotización en la aplicación móvil
Si el producto o servicio requerido no forma parte de su inventario actual, los miembros del equipo pueden ingresar la información manualmente haciendo clic en la sección correspondiente para:
Introduzca el nombre del producto ( pulse para escribir, no pulse la flecha de la derecha ).
Introduzca el código del producto.
Introduzca una descripción.
Introduzca el costo unitario y la cantidad de compra.
Una vez que hayas adjuntado todos los productos y servicios necesarios a tu presupuesto, pulsa el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla. A continuación, se te mostrarán las siguientes opciones:
Cotización por correo electrónico
Si selecciona pulsar el botón "Enviar presupuesto por correo electrónico", se le mostrará una ventana emergente con la siguiente información:
Correo electrónico del cliente: Esta es la dirección de correo electrónico asociada al cliente en la sección Clientes y proveedores. Esta dirección de correo electrónico se puede editar en la aplicación si es necesario, o se pueden ingresar direcciones de correo electrónico adicionales separadas por comas, por ejemplo, email@email.com , mail@email.com .
El asunto de la cotización: tal como se ingresó al crear la cotización.
Mensaje: Un mensaje estándar que se envía a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente, basado en una plantilla predefinida en tu área de configuración (disponible aquí) . Si lo deseas, puedes editar este mensaje en la aplicación antes de enviarlo.
Enviar una copia: puede optar por enviar una copia del presupuesto tanto a su dirección de correo electrónico como a la del cliente.
Una vez que esté satisfecho de que toda la información requerida anteriormente se ajusta a sus necesidades, pulse el botón "Enviar presupuesto por correo electrónico" para enviarlo.
Convertir cotización en trabajo
Si desea convertir el presupuesto directamente en un trabajo, puede hacerlo pulsando el botón Convertir en trabajo, como se muestra a continuación:
Al hacer clic en "Crear nuevo trabajo", aparecerá la pantalla de nuevos trabajos. Como puede ver en la imagen superior, el cliente y la ubicación se han extraído del presupuesto y no es necesario introducirlos, aunque se pueden actualizar si fuera necesario.
Botón de sincronización: pulsa el botón de sincronización para asegurarte de que tus categorías de trabajo, formularios de flujo de trabajo, clientes y ubicaciones estén actualizados antes de crear el trabajo.
Introduzca el nombre del puesto: este se utilizará para mostrarlo en el puesto y en toda la documentación correspondiente, como los formularios de flujo de trabajo, etc.
Introduzca la categoría: la categoría asociada al puesto de trabajo.
Seleccione un formulario de flujo de trabajo: el formulario de flujo de trabajo obligatorio requerido para el trabajo. Si es necesario, se pueden agregar formularios de flujo de trabajo adicionales al trabajo una vez creado.
Más información
Para acceder a más artículos de ayuda sobre cómo usar las funciones de la aplicación móvil Klipboard, haga clic aquí: