Puedes otorgar permisos a miembros individuales del equipo para acceder a las facturas en la aplicación móvil de Klipboard, lo que les permitirá ver, crear y editar facturas sobre la marcha.
Una vez creada la factura en la aplicación móvil, los miembros de su equipo tendrán la opción de enviarla por correo electrónico al cliente para su pago o aceptar el pago con tarjeta al instante.
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¿Todos los miembros de mi equipo tendrán acceso a las facturas en la aplicación?
Si tienes una suscripción a Klipboard Professional, que incluye presupuestos, facturas y órdenes de compra, podrás utilizar la función de facturas en la aplicación móvil.
Sin embargo, de forma predeterminada, el permiso para acceder a esta función en la aplicación móvil está configurado en No; por lo tanto, puede controlar qué miembros del equipo tienen acceso a las facturas en la aplicación móvil.
¿Cómo puedo otorgar permisos de acceso a las facturas a un miembro del equipo en la aplicación?
Para otorgar a los miembros de tu equipo permiso para acceder a las cotizaciones en la aplicación móvil desde el menú de configuración:
Haz clic en Gestionar equipo.
Seleccione al miembro del equipo en cuestión y haga clic en el botón de edición.
Diríjase a la pestaña Configuración de acceso.
Active la opción "Permitir que los miembros del equipo creen y vean facturas en la aplicación móvil" y póngala en "Sí".
Cómo crear una factura para un trabajo específico en la aplicación móvil
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Para crear una factura para un trabajo en la aplicación móvil de Klipboard:
Pulsa el botón Crear factura en la parte inferior de la pantalla.
Seleccione la dirección de servicio, que es una dirección asociada al cliente seleccionado, donde se realizarán los trabajos presupuestados.
Seleccione la dirección de facturación, que es la dirección asociada al cliente seleccionado, a la que se facturará cualquier trabajo realizado.
Introduzca un asunto para su solicitud de presupuesto.
Seleccione la cláusula de exención de responsabilidad que desee incluir en su presupuesto. Para obtener más información sobre cómo crear cláusulas de exención de responsabilidad, haga clic aquí .
Introduzca una fecha de emisión
Si el trabajo se convirtió a partir de un presupuesto, se importarán automáticamente todos los artículos relevantes del presupuesto a la factura, junto con cualquier otro artículo adicional que se haya agregado durante el trabajo. También puede agregar productos y servicios adicionales a la factura.
Cómo crear una factura general en la aplicación móvil
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Para crear una factura en la aplicación móvil de Klipboard:
Seleccione Facturas en el menú lateral de la aplicación móvil Klipboard.
Pulsa el botón Añadir sincronización para asegurarte de que tus facturas estén actualizadas.
Pulsa el botón "Añadir factura" en la parte inferior de la pantalla.
En el menú desplegable "Nombre del cliente", seleccione el nombre del cliente para el que desea emitir una factura.
Seleccione la Dirección de servicio, que es una dirección asociada con el cliente seleccionado.
Seleccione la dirección de facturación, que es la dirección asociada al cliente seleccionado.
Introduzca un asunto para su factura.
Seleccione la cláusula de exención de responsabilidad que desee incluir en su factura. Para obtener más información sobre cómo crear cláusulas de exención de responsabilidad, haga clic aquí .
Introduzca una fecha de emisión
Ahora que se ha añadido la información general asociada a la factura, puede agregar sus productos y servicios a su presupuesto.
Agregar productos y servicios de inventario a una cotización en la aplicación móvil
Para agregar productos o servicios a su factura desde su inventario en la aplicación móvil, puede hacerlo presionando el botón Agregar nuevo artículo en la parte inferior de la pantalla.
Se le presentará la opción de seleccionar el producto de su inventario pulsando el icono de flecha a la derecha > y seleccionando el producto o servicio correspondiente.
Al pulsar en «Producto/Servicio de inventario», puede buscar productos o servicios relevantes introduciendo el nombre o el código del artículo en cuestión en el cuadro de búsqueda. También puede añadir un nuevo artículo pulsando el botón «Añadir».
Agregar productos y servicios que no están en inventario a una factura en la aplicación móvil
Si el producto o servicio requerido no forma parte de su inventario actual, los miembros del equipo pueden ingresar la información manualmente haciendo clic en la sección correspondiente para:
Introduzca el nombre del producto ( pulse para escribir, no pulse la flecha de la derecha ).
Introduzca el código del producto.
Introduzca una descripción.
Introduzca el coste unitario y la cantidad de compra.
Una vez que haya adjuntado todos los productos y servicios necesarios a su factura, pulse el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla.
Factura por correo electrónico desde la aplicación móvil
Si selecciona pulsar el botón "Enviar presupuesto por correo electrónico", se le mostrará una ventana emergente con la siguiente información:
AÑADIR CAPTURA DE PANTALLA
Correo electrónico del cliente: Esta es la dirección de correo electrónico asociada al cliente en la sección Clientes y proveedores. Esta dirección de correo electrónico se puede editar en la aplicación si es necesario, o se pueden ingresar direcciones de correo electrónico adicionales separadas por comas, por ejemplo, email@email.com , mail@email.com .
El asunto de la factura: tal como se introdujo al crear el presupuesto.
Mensaje: Un mensaje estándar que se envía a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente, basado en una plantilla predefinida en tu área de configuración, que puedes encontrar aquí . Si es necesario, puedes editar este mensaje en la aplicación antes de enviarlo.
Enviar una copia: puede optar por enviar una copia de la factura tanto a su dirección de correo electrónico como a la del cliente.
Una vez que esté satisfecho de que toda la información requerida anteriormente se ajusta a sus necesidades, pulse el botón "Enviar factura por correo electrónico" para enviarla.
Cómo aceptar pagos móviles en persona usando Scan & Pay
Si desea cobrar el pago de la factura generada en el campo, consulte el siguiente artículo que explica Stripe Payments.