Puedes otorgar permisos a miembros individuales del equipo para acceder a las facturas en la aplicación móvil de Klipboard, lo que les permitirá ver, crear y editar facturas sobre la marcha.
Una vez creada la factura, los miembros del equipo que hayas seleccionado tendrán la opción de enviarla por correo electrónico al cliente o editarla, todo ello desde la aplicación móvil.
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¿Todos los miembros de mi equipo tendrán acceso a las facturas en la aplicación?
Si tienes la suscripción Klipboard Professional, que incluye presupuestos, facturas y órdenes de compra, podrás utilizar la función de facturación.
Sin embargo, por defecto, el permiso para acceder a esta función está configurado en No, por lo que puede controlar qué miembros del equipo tienen acceso a las facturas en la aplicación móvil.
¿Cómo puedo otorgar permisos de acceso a facturas a un miembro del equipo en la aplicación?
Para otorgar a los miembros de tu equipo permiso para acceder a las facturas en la aplicación móvil desde el menú de configuración:
Haz clic en Gestionar equipo.
Seleccione al miembro del equipo en cuestión y haga clic en el botón de edición.
Diríjase a la pestaña Configuración de acceso.
Active la opción "Permitir que los miembros del equipo creen y vean facturas en la aplicación móvil" y póngala en "Sí".
Cómo crear una factura en la aplicación móvil
Para crear una factura en la aplicación móvil de Klipboard:
Seleccione Facturas en el menú lateral de la aplicación móvil Klipboard.
Pulsa el botón Sincronizar para asegurarte de que tus facturas estén actualizadas.
Pulsa el botón "Añadir factura" en la parte inferior de la pantalla.
En el menú desplegable "Nombre del cliente", seleccione el nombre del cliente para el que desea emitir una factura.
Seleccione la dirección de servicio, que es una dirección asociada al cliente seleccionado, donde se realizarán los trabajos facturados.
Seleccione la dirección de facturación, que es la dirección asociada al cliente seleccionado, a la que se facturará cualquier trabajo realizado.
Introduzca un asunto para su factura.
Seleccione una fecha de emisión para su factura.
Seleccione la fecha de pago de su factura introduciendo el número de días en la casilla correspondiente o utilizando las flechas arriba y abajo.
Si se le ha proporcionado un número de pedido de compra del cliente, introdúzcalo.
Seleccione la cláusula de exención de responsabilidad que desee incluir en su presupuesto. Para obtener más información sobre cómo crear cláusulas de exención de responsabilidad, haga clic aquí .
Introduzca el porcentaje de descuento que corresponda.
Ahora que se ha añadido la información general asociada a la factura, puede agregar sus productos y servicios a la misma.
Agregar productos y servicios de inventario a una factura en la aplicación móvil
Si desea agregar productos o servicios a su factura que estén almacenados en su inventario de Klipboard, puede hacerlo presionando el botón Agregar nuevo artículo en la parte inferior de la pantalla.
Se le presentará la opción de seleccionar el producto de su inventario pulsando el icono de flecha a la derecha > y seleccionando el producto o servicio correspondiente.
Al pulsar en «Producto/Servicio de inventario», puede buscar productos o servicios relevantes introduciendo el nombre o el código del producto/servicio en el cuadro de búsqueda. También puede añadir un nuevo artículo pulsando el botón «Añadir».
Agregar productos y servicios que no están en inventario a una factura en la aplicación móvil
Si el producto o servicio requerido no forma parte de su inventario actual, los miembros del equipo pueden ingresar la información manualmente tocando el botón "Agregar" e ingresando la información a continuación:
Introduzca el nombre del producto ( pulse para escribir, no pulse la flecha de la derecha ).
Introduzca el código del producto.
Introduzca una descripción.
Introduzca el coste unitario y la cantidad de compra.
Una vez que hayas adjuntado todos los productos y servicios necesarios a tu factura, pulsa el botón de guardar en la parte inferior de la pantalla. A continuación, tendrás la opción de enviar la factura por correo electrónico.
Factura por correo electrónico
Si selecciona pulsar el botón "Enviar factura por correo electrónico", se le mostrará una ventana emergente con la siguiente información:
Correo electrónico del cliente: Esta es la dirección de correo electrónico asociada al cliente en la sección Clientes y proveedores. Esta dirección se puede editar en la aplicación si es necesario, o se pueden ingresar direcciones adicionales separadas por comas, por ejemplo: email@example.com , accounts@email.com , etc.
El asunto de la factura: tal como se introdujo al crear la factura.
Mensaje: Un mensaje estándar que se envía a la dirección de correo electrónico indicada anteriormente, basado en una plantilla predefinida en tu área de configuración (disponible aquí) . Si lo deseas, puedes editar este mensaje en la aplicación antes de enviarlo tocando la sección de mensaje y seleccionando la opción correspondiente.
Envíenme una copia: puede optar por enviar una copia de la factura a su dirección de correo electrónico y a la dirección de correo electrónico del cliente, si así lo requiere.
Una vez que esté satisfecho de que toda la información requerida anteriormente se ajusta a sus necesidades, pulse el botón "Enviar factura por correo electrónico" para enviarla.
Más información
Para acceder a más artículos de ayuda sobre cómo usar las funciones de la aplicación móvil Klipboard, haga clic aquí: