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Création et planification de rapports

Comment accéder aux soumissions des conducteurs, filtrer par type et date, et configurer des rapports mensuels automatisés.

Mis à jour cette semaine

Le système de reporting RAM Assist vous permet de consulter facilement toutes les informations que vos conducteurs soumettent via l’application mobile.

Vous pouvez visualiser les données instantanément, les exporter pour une utilisation hors ligne et même configurer des rapports mensuels automatiques.

Accéder à vos rapports

Allez dans la section Rapports en haut de votre tableau de bord pour commencer. Une fois sur place, vous devrez configurer trois paramètres principaux :

  • Sélectionnez vos conducteurs : Choisissez les membres de l’équipe à inclure

  • Choisissez les types de soumission : Sélectionnez le type de données à consulter (contrôles véhicules, achats de carburant, frais, etc.)

  • Définissez la période : Déterminez votre intervalle de dates

Après avoir effectué ces sélections, toutes les soumissions pertinentes s’afficheront sur le côté gauche de l’écran dans un format clair et organisé.

Visualisation et personnalisation des données

La vue par défaut affiche toutes les soumissions par ordre chronologique, mais vous disposez de plusieurs options pour personnaliser l’affichage :

  • Vue alternative des images : Changez l’affichage des photos et des données visuelles

  • Vue des défauts : Pour les contrôles véhicules, filtre uniquement les problèmes nécessitant une attention

  • Exporter en PDF : Téléchargez les rapports pour les consulter hors ligne ou les partager

Le système calcule automatiquement les totaux pour les achats de carburant et les frais, affichant les coûts individuels par conducteur ainsi que les résumés globaux pour l’ensemble de la flotte.

Création de rapports planifiés

Une des fonctionnalités les plus puissantes est la possibilité de programmer l’envoi automatique des rapports. Voici comment procéder :

Enregistrer votre configuration

Après avoir configuré vos filtres (conducteurs, types de soumission, période), enregistrez cette configuration avec un nom descriptif comme « Soumissions mensuelles des conducteurs ». Le système mémorise tous vos paramètres.

Configurer la livraison automatique

Allez dans la section Chargement pour voir vos configurations enregistrées. À partir de là, vous pouvez générer un rapport unique ou le programmer pour un envoi régulier.

Pour la planification, choisissez quand vous souhaitez que le rapport soit envoyé. Par exemple, le dernier jour de chaque mois est idéal pour un suivi mensuel. Entrez les adresses e-mail de tous les destinataires, en séparant plusieurs adresses par des virgules.

Ce que vous recevrez

Votre rapport planifié sera automatiquement généré et envoyé par e-mail à l’heure spécifiée. Il contiendra toutes les soumissions des conducteurs pour la période, avec les totaux et résumés calculés.

Conseils pour de meilleurs résultats

  • Configurez vos rapports les plus courants et enregistrez-les pour un accès rapide

  • Utilisez des noms descriptifs lors de l’enregistrement pour les retrouver facilement

  • Envisagez de programmer les rapports pour qu’ils arrivent juste avant vos réunions régulières de flotte

  • La vue des défauts est particulièrement utile pour suivre les problèmes de maintenance des véhicules

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