La grille de gestion des actifs est l'endroit idéal pour visualiser et gérer toutes vos données d'actifs pour tous vos clients et pour consulter les services à venir.
Accéder aux sections :
Grilles de filtrage des actifs
En haut de l'écran, vous trouverez le détail de vos actifs, classés par catégories : Tous les actifs, Services à effectuer aujourd'hui, Services à effectuer cette semaine, Services à effectuer dans les 30 prochains jours, Services à effectuer dans les 90 prochains jours, Services en retard et Services terminés. Vous pouvez également créer un nouveau planning de maintenance préventive en cliquant sur « Planificateur de maintenance préventive ». Enfin, vous avez la possibilité d'importer ou d'exporter vos données d'actifs, ou de créer un nouvel actif à l'aide des boutons prévus à cet effet.
Dans les en-têtes de la grille, vous pouvez filtrer en fonction de mots clés dans tous les titres, y compris en fonction de la plage de dates pour le prochain service.
Création d'un emploi à partir de la grille des actifs
Vous pouvez également créer rapidement une nouvelle intervention directement depuis la grille des actifs en filtrant par nom de client et emplacement. Si des interventions sont déjà enregistrées, une case apparaît à gauche du nom de l'actif. Cochez-la pour activer le bouton « Créer une intervention ». Vous accéderez ainsi directement au menu « Nouvelle intervention » pour créer une demande d'intervention pour le ou les actifs sélectionnés.
État de la tâche PPM
La colonne « État des tâches PPM » vous permet d’identifier rapidement la prochaine intervention pour une planification donnée. Les états des tâches PPM sont les suivants :
Affecter une intervention de maintenance préventive à une tâche : cette option s’affichera en regard de la prochaine intervention requise pour l’équipement concerné. Les équipements concernés disposeront également d’une case à cocher à gauche, à côté de leur nom, indiquant ainsi l’intervention à effectuer ensuite.
Maintenance préventive en cours – Ce statut indique si le service de maintenance a été affecté à une tâche. Les actifs concernés disposent également d'un lien dans la colonne « Numéro de tâche » permettant d'accéder directement à la tâche si nécessaire.
Intervention à venir – Cette mention s'affichera si l'intervention sur l'actif concernée se situe dans les délais sélectionnés (90 jours, etc.) mais qu'il ne s'agit pas de la prochaine intervention disponible pour ce PPM.
Une fois les services d'entretien des actifs effectués, la grille des tâches sera mise à jour en conséquence.
Modification en masse des calendriers PPM et création automatique de tâches
Vous pouvez mettre à jour en masse le calendrier de maintenance préventive pour tous les équipements et, si ce n'est pas déjà fait, vous pouvez configurer la création automatique des tâches de maintenance préventive.
Cela offre une bien meilleure visibilité sur vos planifications PPM actives, celles qui arrivent bientôt à échéance, etc. Cela permet également une gestion et une mise à jour beaucoup plus rapides de vos planifications PPM.
Une fois que vous avez sélectionné les actifs associés à votre programme de maintenance planifiée, vous pouvez choisir de générer automatiquement des tâches non affectées pour effectuer ces services d'entretien, en cliquant sur la section mise en évidence ci-dessous.
Nom du poste – Il s'agit du nom du poste tel qu'il apparaîtra dans la liste des postes de votre collaborateur mobile.
Catégories – Lors de la création d'une offre d'emploi, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs catégories dans le menu déroulant. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le symbole « + » à côté de « Catégories », saisissez son nom dans le menu latéral et cliquez sur « Enregistrer ». La catégorie est alors disponible. Les catégories constituent une option de filtrage sur toutes les grilles d'offres d'emploi.
Contact client – Ici, vous pouvez sélectionner le contact client associé à la tâche en cliquant sur le menu déroulant disponible et en sélectionnant le contact en question s'il est déjà sur Klipboard, modifier les informations du contact client en cliquant sur l'icône en forme de stylo ou ajouter un nouveau contact client en cliquant sur l'icône + et en saisissant les informations requises dans le menu latéral.
Notes de mission – C’est ici que vous pouvez laisser des notes importantes à l’attention du membre de l’équipe sur le terrain. Ces notes peuvent contenir jusqu’à 4 000 caractères, soit l’équivalent d’une page A4. Vous pouvez créer un modèle standardisé qui servira de base lors de la création d’une nouvelle mission en cliquant sur « Configurer le modèle ». Les notes de mission peuvent également être affichées sur le PDF généré par vos formulaires de flux de travail.
Numéro de bon de commande client – Vous pouvez ajouter ici le numéro de votre bon de commande client afin de l'associer au projet concerné. Veuillez noter que ce numéro est indépendant des bons de commande créés dans la section Comptabilité de Klipboard.
Création automatique des tâches avant la date d'échéance PPM – Vous pouvez ici indiquer combien de temps à l'avance vous souhaitez que vos tâches soient créées. Par exemple, si vous souhaitez que votre tâche soit créée deux semaines avant la date d'échéance du service, saisissez 14 jours dans la case prévue à cet effet.
Contrat client – Si vous avez configuré des contrats sur Klipboard, vous pouvez associer la tâche en question à un contrat en sélectionnant le contrat requis dans le menu déroulant.