Nos rappels par e-mail concernant le service d'entretien des actifs de vos clients sont personnalisables pour vous assurer de transmettre efficacement votre message. Ils peuvent être configurés pour une fréquence et un contact spécifiques, garantissant ainsi que votre client soit informé de tous les services à venir relatifs à ses actifs.
Accéder aux sections :
Personnaliser les rappels par e-mail du service de gestion des actifs
Pour personnaliser le message de rappel d'entretien des actifs envoyé à votre client
Accédez à Paramètres > Courriel > Faites défiler vers le bas jusqu'à Rappels relatifs aux actifs
Vous pouvez modifier l'objet et le corps du message en saisissant simplement votre texte mis à jour dans les champs correspondants.
Vous pouvez également utiliser des variables supplémentaires, telles que « nom de l'entreprise », « nom de l'actif », etc., en sélectionnant l'option « Ici », ce qui affichera une liste de variables possibles. Il vous suffit ensuite de copier-coller le nom de la variable dans votre courriel.
Configurer la fréquence/le calendrier des rappels par courriel automatisés pour le service des actifs
La fréquence ou le calendrier des rappels automatisés par e-mail pour le service des actifs est configuré lors de la création d'un calendrier PPM pour les actifs clients sélectionnés.
Accédez à Gestion des actifs > Planificateur PPM
Klipboard n'envoie qu'un seul e-mail de rappel d'entretien à un seul contact (celui associé à l'équipement). Cet e-mail sera envoyé uniquement avant la prochaine date d'entretien, selon le délai que vous avez défini lors de la création d'un calendrier de maintenance préventive (pour savoir comment créer un calendrier de maintenance préventive pour un équipement, cliquez ici ).
Par exemple : l’équipement 1234 doit faire l’objet d’un entretien le 10 novembre 2019 et vous avez programmé l’envoi d’un rappel 4 semaines avant cette date ; un seul rappel sera envoyé le 10 octobre 2019.
Actifs récemment créés et dont la date de service est passée ou prochainement prévue.
Pour vos clients dont les dates d'entretien approchent à grands pas et pour lesquels vous avez configuré aujourd'hui seulement leur programme de maintenance préventive, il y a certaines variables à prendre en compte :
Exemple
Si vous avez récemment importé ou créé un actif et programmé un rappel pour qu'il soit envoyé 4 semaines à l'avance, le destinataire ne recevra ce rappel que s'il reste plus de 4 semaines avant sa prestation.
Si vous avez récemment importé ou créé un actif et programmé un rappel pour qu'il soit envoyé 4 semaines à l'avance, mais que la prochaine date d'entretien est dans deux semaines, alors ils ne recevront pas de rappel.
Il en va de même pour les équipements récemment importés ou créés dont la prochaine maintenance est prévue et dont la date est passée. Comme vous avez importé/créé l'équipement sur la plateforme récemment et configuré sa planification aujourd'hui, le système ne détectera pas la nécessité d'envoyer un rappel de maintenance.