Nos rappels par courriel pour le service d'entretien des actifs de vos clients sont personnalisables afin de garantir la transmission de votre message. Ils peuvent être configurés pour une fréquence et un contact spécifiques, assurant ainsi que votre client soit informé de tous les services à venir concernant ses actifs.
Accéder aux sections :
Configurer la fréquence/le calendrier des rappels par e-mail automatisés pour le service des actifs .
Personnaliser les rappels par e-mail du service de gestion des actifs
Pour personnaliser le message électronique de rappel d'entretien des équipements envoyé à votre client :
Accédez aux Paramètres.
Sélectionnez Courriel parmi les options disponibles.
Défilez vers le bas jusqu'à la section Rappels relatifs aux actifs.
Vous pouvez modifier l'objet et le corps du message en saisissant simplement votre texte mis à jour dans les champs correspondants.
Vous pouvez également utiliser des variables supplémentaires, telles que le nom de l'entreprise, le nom de l'actif, etc., en sélectionnant l'option correspondante. La liste de toutes les balises de variable applicables est disponible ici . Cette option affichera une liste d'options de variables. Copiez simplement le nom de la variable et collez-le dans le corps du message.
Configurer la fréquence/le calendrier des rappels par courriel automatisés pour le service des actifs
La fréquence ou le calendrier des rappels automatisés par e-mail pour le service des actifs est configuré lors de la création d'un calendrier PPM pour les actifs client sélectionnés.
Klipboard n'envoie qu'un seul e-mail à un seul contact (celui associé à l'équipement) pour le rappel d'entretien. Cet e-mail de rappel sera envoyé uniquement avant la prochaine date d'entretien, selon le délai que vous avez défini lors de la création d'un calendrier de maintenance préventive (pour savoir comment créer un calendrier de maintenance préventive pour un équipement, cliquez ici ).
Par exemple, si l'entretien de l'actif 1234 doit être effectué le 10 novembre 2019 et que vous avez programmé l'envoi d'un rappel 4 semaines avant cette date, un seul rappel sera envoyé le 10 octobre 2019.
Actifs récemment créés et dont la date de service est passée ou prochainement prévue.
Pour vos clients dont les dates d'entretien approchent à grands pas et pour lesquels vous avez configuré aujourd'hui seulement leur programme de maintenance préventive, il y a certaines variables à prendre en compte :
Exemple : si vous avez récemment importé ou créé un actif et programmé l’envoi d’un rappel 4 semaines à l’avance, le client ne recevra ce rappel que s’il reste plus de 4 semaines avant sa prestation.
Si vous avez récemment importé ou créé un actif et programmé un rappel pour qu'il soit envoyé 4 semaines à l'avance, mais que la prochaine date d'entretien est dans deux semaines, alors ils ne recevront pas de rappel.
Il en va de même pour les équipements récemment importés ou créés dont la prochaine maintenance est prévue, même si la date est passée. Comme vous avez importé/créé l'équipement sur la plateforme récemment et configuré sa planification de maintenance aujourd'hui, le système ne détectera pas la nécessité d'envoyer un rappel de maintenance.