Le planificateur PPM de Klipboard vous permet de créer un calendrier de services PPM pour plusieurs actifs chez plusieurs clients et vous offre la possibilité de générer automatiquement des tâches qui peuvent être attribuées aux membres de votre équipe sur le terrain en cas de besoin.
Lorsqu'un calendrier de maintenance préventive est créé pour un équipement, une fiche d'intervention est générée pour chaque intervention requise, selon la fréquence définie. Ces fiches sont ensuite prêtes à être finalisées lorsque l'intervention est due pour l'équipement concerné.
Remarque : si vous avez un actif pour lequel une date de début de service PPM Scheduler est définie dans les détails de l’actif (cette date peut être définie individuellement ou à partir d’une importation groupée, comme indiqué ci-dessous), la fréquence de récurrence du service sera calculée à partir de cette date et non de la date que vous saisissez dans le PPM Scheduler.
Les actifs pour lesquels aucune date de service PPM Scheduler n'est définie utiliseront la date saisie dans le PPM Scheduler.
Accéder aux sections :
Créer un calendrier de maintenance préventive.
Pour créer un calendrier de service PPM, accédez à Gestion des actifs et sélectionnez l'onglet Planificateur PPM.
Ici, vous pouvez décrire la fréquence de votre planification et sélectionner les ressources qui y seront intégrées.
Titre - Il s'agit du nom donné au planning PPM. Cette description nommera chaque enregistrement de service créé dans la série. Elle peut être mise à jour pour chaque enregistrement de service.
Récurrence du service : vous pouvez choisir la récurrence des enregistrements de service (tous les x jours, semaines, mois et années, par exemple tous les 3 mois à compter de la date du service initial).
Envoyer un rappel par courriel à l'avance : vous pouvez choisir ici le délai avant lequel vos clients sont informés des services relatifs aux actifs à venir. Pour plus d'informations sur les courriels automatisés relatifs aux services relatifs aux actifs, veuillez cliquer ici .
Date et heure de l'intervention : date et heure de la première intervention. * Remarque : si une date de début d'intervention est définie dans les détails de l'équipement (paramétrable individuellement ou par importation groupée), la fréquence de maintenance sera calculée à partir de cette date et non de celle saisie dans le planificateur de maintenance. Pour les équipements sans date d'intervention définie dans le planificateur de maintenance, la date saisie dans ce dernier sera utilisée.
Date d'arrêt : date à laquelle le calendrier prendra fin. Vous pouvez programmer des services d'entretien continus pour une durée maximale de 5 ans.
Remarques – Toute note pertinente relative au programme de maintenance planifiée peut être incluse ici pour référence ultérieure.
Sélection de l'actif à affecter au calendrier de maintenance préventive
Une fois votre planning établi, vous pouvez sélectionner les ressources à inclure. Chaque colonne propose différents filtres vous permettant d'affiner la grille des ressources selon des critères spécifiques : ressources, clients, emplacements, etc.
Une fois que vous avez filtré les actifs auxquels vous souhaitez appliquer le calendrier PPM, vous pouvez ensuite sélectionner tous les actifs sur une page individuelle ou sélectionner des actifs sur plusieurs pages et/ou vous pouvez sélectionner chaque actif de cette sélection filtrée.
Une fois que vous avez décidé des éléments à inclure, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer en bas à droite de l'écran.
Un message vous informera que votre planification de maintenance préventive est en cours de traitement. Une fois le traitement terminé par Klipboard, vous recevrez un courriel confirmant l'activation de la planification pour les équipements concernés et la création des fiches d'intervention, selon la fréquence définie.
Création automatique de tâches (optionnel)
Une fois que vous avez sélectionné les actifs associés à votre programme de maintenance planifiée, vous pouvez choisir de générer automatiquement des tâches non affectées pour effectuer ces services d'entretien, en cliquant sur la section mise en évidence ci-dessous.
Nom du poste – Il s'agit du nom du poste tel qu'il apparaîtra dans la liste des postes de votre collaborateur mobile.
Catégories – Lors de la création d'une offre d'emploi, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs catégories dans le menu déroulant. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le symbole « + » à côté de « Catégories », saisissez son nom dans le menu latéral et cliquez sur « Enregistrer ». La catégorie est alors disponible. Les catégories constituent une option de filtrage sur toutes les grilles d'offres d'emploi.
Contact client – Ici, vous pouvez sélectionner le contact client associé à la tâche en cliquant sur le menu déroulant disponible et en sélectionnant le contact en question s'il est déjà sur Klipboard, modifier les informations du contact client en cliquant sur l'icône en forme de stylo ou ajouter un nouveau contact client en cliquant sur l'icône + et en saisissant les informations requises dans le menu latéral.
Notes de mission – C’est ici que vous pouvez laisser des notes importantes à l’attention du membre de l’équipe sur le terrain. Ces notes peuvent contenir jusqu’à 4 000 caractères, soit l’équivalent d’une page A4. Vous pouvez créer un modèle standardisé qui servira de base lors de la création d’une nouvelle mission en cliquant sur « Configurer le modèle ». Les notes de mission peuvent également être affichées sur le PDF généré par vos formulaires de flux de travail.
Numéro de bon de commande client – Vous pouvez ajouter ici le numéro de votre bon de commande client afin de l'associer au projet concerné. Veuillez noter que ce numéro est indépendant des bons de commande créés dans la section Comptabilité de Klipboard.
Création automatique des tâches avant la date d'échéance PPM – Vous pouvez ici indiquer combien de temps à l'avance vous souhaitez que vos tâches soient créées. Par exemple, si vous souhaitez que votre tâche soit créée deux semaines avant la date d'échéance du service, saisissez 14 jours dans la case prévue à cet effet.
Contrat client – Si vous avez configuré des contrats sur Klipboard, vous pouvez associer la tâche en question à un contrat en sélectionnant le contrat requis dans le menu déroulant.
Formulaires de flux de travail mobiles
Remarque : Un formulaire de flux de travail minimum doit être rempli pour chaque tâche effectuée sur l'application mobile Klipboard.
Sélectionnez un formulaire ou un groupe de formulaires* – Ici, vous pouvez choisir des formulaires individuels ou un groupe de formulaires prédéfini, adaptés à la tâche. Pour ce faire, sélectionnez l'option correspondante dans le menu déroulant « Groupe de formulaires » ou choisissez le ou les formulaires requis dans votre liste de formulaires de flux de travail publiés. En cochant l'option « Obligatoire », les membres de l'équipe mobile ne pourront pas terminer la tâche tant que le formulaire de flux de travail obligatoire n'aura pas été rempli. Pour plus d'informations sur les groupes de formulaires, cliquez ici .
Formulaires de recherche – Si vous connaissez le nom du formulaire que vous souhaitez ajouter à l'offre d'emploi, vous pouvez le rechercher à l'aide de la barre de recherche prévue à cet effet.
Le nombre de formulaires de flux de travail que vous pouvez associer à une tâche est illimité. Pour visionner une vidéo sur la création de formulaires de flux de travail sur Klipboard, veuillez cliquer ici .
Articles de produits et de services
L'onglet « Produits et services » vous permet d'associer des produits et services de votre inventaire à la mission, d'ajouter de nouveaux articles et d'ajouter ou de supprimer des devis. En bas de page, vous trouverez le détail des opérations financières liées à la mission.
Remarque : Ceci s'applique uniquement si vous disposez de notre fonctionnalité Devis et Factures dans le cadre de votre abonnement.
Ajouter un article – Vous pouvez ajouter des produits ou services de votre inventaire à la tâche en cliquant sur le bouton « Ajouter un article » et en sélectionnant le nom du produit ou service dans le menu déroulant. Si le produit ou service n’est pas déjà enregistré dans votre inventaire, vous pouvez l’ajouter manuellement.
Détail financier – En bas de l'écran, vous trouverez le détail financier de la prestation. Celui-ci comprend le coût total, le prix de vente total, les taxes et le montant total dû. Ces montants sont calculés à partir des données des lignes de commande ci-dessus. Si l'une de ces lignes est supprimée, les chiffres seront recalculés en conséquence.
Remarque : seuls les produits nécessitent un code produit ; les services n’en requièrent pas. Pour plus d’informations sur la section « Inventaire », veuillez cliquer ici .
Photos et documents relatifs au poste
L'onglet « Photos et documents de la mission » vous permet d'ajouter autant de documents PDF et de photos que nécessaire à la mission, permettant ainsi aux membres de votre équipe sur le terrain de les consulter dans l'application une fois synchronisés.
Cochez simplement les cases correspondant aux documents PDF et aux photos que vous souhaitez joindre à la tâche.
Recherche de documents – La barre de recherche vous permet de parcourir tous les documents enregistrés sur Klipboard. Pour plus d'informations sur l'enregistrement de documents sur Klipboard, veuillez cliquer ici .
Téléverser un document – Vous pouvez téléverser des documents depuis votre ordinateur en cliquant sur le bouton « Téléverser des documents ». Seuls les fichiers PDF, JPG, GIF et PNG sont autorisés, et la taille maximale autorisée est de 10 Mo. Si vous souhaitez téléverser un fichier Word ou Excel, veuillez l’enregistrer au format PDF avant de le faire.
Détail des documents – En bas de l'écran, vous trouverez le détail des documents relatifs à la tâche en question. Ce détail comprend le nom du document, le client associé, le type de fichier et la catégorie.
Le nombre de documents et de photos que vous pouvez associer à une mission est illimité. Pour plus d'informations sur les documents, veuillez cliquer ici .
Une fois vos tâches non attribuées créées, elles seront visibles dans la grille des tâches non attribuées et dans le planificateur, comme indiqué ci-dessous :
