Il est possible de créer, de planifier ou d'annuler des tâches pour des membres spécifiques de l'équipe. Celles-ci sont ensuite envoyées aux membres de l'équipe sur le terrain, qui les synchronisent depuis le cloud via l'application mobile Klipboard.

Les membres de l'équipe recevront leurs missions contenant les informations de votre client, les détails de l'adresse pour l'itinéraire, les notes pertinentes, les formulaires de flux de travail pour la saisie des données, les produits ou services associés à la mission, les documents PDF joints, ainsi que les équipements présents chez le client et les bons de maintenance. Vous pouvez créer une nouvelle mission en allant dans Missions > Nouvelle mission ou en cliquant sur le bouton Création rapide.

Comment créer et planifier une nouvelle tâche pour un client spécifique.

Comment créer un nouvel emploi à partir du tableau de bord des emplois.

Comment créer un poste pour plusieurs membres d'une équipe.

Détails de l'emploi.

Formulaires de flux de travail mobiles.

Documents relatifs à l'emploi.

Ajouter des produits ou des services.

Planifier le travail.

Gestion d'actifs.

Devis et factures.

Pour créer un nouveau poste à attribuer à une équipe (composée de plusieurs membres), veuillez consulter l'article suivant ici .

Pour créer une nouvelle tâche, vous devez remplir les champs ci-dessous et l'attribuer à un membre de l'équipe.

Numéro de tâche – Ce numéro sera attribué automatiquement lors de la création de la tâche.

Nom du poste : Indiquez ici le nom du poste. Ex. : Numéro de commande, Description, etc.

Catégories - Précisez la catégorie du poste ; un poste peut appartenir à plusieurs catégories si nécessaire. Les catégories de postes peuvent être configurées dans la section « Catégories » du tableau de bord web.
​ Client - Sélectionnez votre client.
​ Emplacement - Si un client possède plusieurs emplacements, vous pouvez sélectionner l’emplacement spécifique dans la liste déroulante.
​ Notes de travail - C'est ici que vous pouvez laisser des notes importantes concernant le travail effectué par le membre de l'équipe sur le terrain. Ces notes peuvent contenir jusqu'à 4 000 caractères, soit l'équivalent d'une page A4.

Planification et attribution des tâches : Sélection du membre de l’équipe terrain : Sélectionnez le membre de votre équipe terrain qui se verra attribuer la tâche.

Option de création d'une tâche récurrente : vous pouvez choisir où créer une tâche récurrente et l'affecter immédiatement à des membres de l'équipe ou la laisser sans affectation. La tâche peut également être lancée et affectée ultérieurement via le planificateur.

Groupes de formulaires : vous pouvez ici sélectionner un ensemble prédéfini de formulaires à utiliser spécifiquement pour cette tâche. Pour plus d’informations sur les groupes de formulaires de flux de travail, cliquez ici .

Formulaires obligatoires : Sélectionnez votre flux de travail obligatoire et jusqu’à quatre formulaires de flux de travail supplémentaires (si vous en avez besoin de plus, contactez l’assistance Klipboard pour augmenter le nombre maximum autorisé).

Ajouter des formulaires supplémentaires : Si vous n’avez pas configuré de groupe de formulaires, vous pouvez sélectionner un formulaire obligatoire et tous les formulaires supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.

Copie depuis la tâche précédente : Vous pouvez accéder ici aux formulaires de flux de travail des tâches précédemment terminées. Une copie du formulaire obligatoire rempli lors de la tâche précédente sera téléchargée sur les appareils des membres de l’équipe mobile, où ils pourront le modifier et le mettre à jour si nécessaire.

Vous pouvez sélectionner le document à inclure dans la tâche ; ce document est accessible depuis l’espace client. Dans l’onglet « Photos et documents de la tâche » , cliquez sur le bouton « Ajouter un document » pour joindre autant de documents PDF que nécessaire. Vos équipes sur le terrain pourront ainsi consulter ces documents directement dans la tâche, via l’application.

Vous pouvez rechercher n'importe quel document PDF que vous avez déjà importé dans votre compte Klipboard via la section Documents , ou importer un nouveau PDF directement depuis votre ordinateur. Il vous suffit de cocher les cases correspondant aux documents PDF que vous souhaitez joindre à la tâche.

Lorsque vous sélectionnez l'onglet « Produits et services » , vous pouvez choisir des articles dans le devis associé . Ces articles seront automatiquement ajoutés à la tâche. Vous pouvez également ajouter manuellement des produits ou services spécifiques. Une barre latérale s'affiche alors, vous permettant de saisir les détails du service ou du produit souhaité, ou d'en sélectionner un dans votre catalogue en cliquant sur la flèche ci-dessous.

Veuillez noter que seuls les produits nécessitent un code produit. Pour plus d'informations sur la section Inventaire, veuillez cliquer ici .

À ce stade, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et terminer, et la tâche sera enregistrée dans Non attribuée, ce qui vous permettra de l'attribuer ultérieurement en la faisant glisser et en la déposant sur le planificateur.

Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et créer un autre », et vous serez redirigé vers l'étape de planification.

L'écran affiche le planning spécifique de ce membre de l'équipe sur le terrain, où vous pouvez spécifier le jour et l'heure de l'intervention en sélectionnant une date dans le calendrier par un double-clic sur le créneau horaire.

Sélectionnez la date et l'heure de la tâche : lorsque vous cliquez sur la date et l'heure, une fenêtre contextuelle s'affiche, vous permettant de sélectionner la date et l'heure de début ainsi que la date et l'heure de fin. Une fois sélectionnées, ces informations apparaîtront dans le calendrier/l'agenda du membre de l'équipe.

Vous pouvez rendre cette tâche récurrente en sélectionnant l'option « Tâche récurrente ». Vous pouvez ensuite définir la période de récurrence (en jours, semaines, mois ou années) et sa fréquence (jours ouvrables, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). (Veuillez noter que l'option de récurrence n'est disponible que si la tâche ne comporte pas plus d'un formulaire de flux de travail mobile associé.)

Une fois les informations enregistrées, la date apparaîtra dans le calendrier.

Envoi de notifications SMS aux clients concernant les interventions planifiées : Klipboard peut envoyer des rappels par SMS à ses clients concernant leurs interventions planifiées. Veuillez noter : les notifications par SMS sont actuellement disponibles aux États-Unis , au Canada , au Royaume-Uni et en Irlande avec l’abonnement Professionnel. Pour les autres pays, veuillez nous contacter via la messagerie instantanée. Pour plus d’informations, cliquez ici .

Ajouter une équipe de support : Si votre abonnement Klipboard inclut Teams, vous aurez la possibilité d’ajouter une équipe de support (veuillez noter que l’option d’équipe de support ne sera affichée que si la tâche n’est pas récurrente).

Nous utiliserons des algorithmes intelligents en arrière-plan pour déterminer les disponibilités des membres de l'équipe en fonction de la date et de l'heure choisies. Ainsi, aucun membre de l'équipe d'assistance ne pourra être affecté à une tâche s'il est déjà en cours de planification à la même date et heure.

Les membres de l'équipe de soutien disponibles seront affichés et pourront être sélectionnés et affectés à la tâche. Pour plus d'informations sur Teams, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article].

À ce stade, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et terminer, et la tâche sera enregistrée dans Tâches assignées.

Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et étape suivante » pour accéder à l’étape de gestion des actifs. (Remarque : cette option n’est disponible que si votre abonnement inclut nos fonctionnalités de gestion des actifs.)

Lorsque l'onglet Gestion des actifs s'affiche, deux options vous sont proposées :

L'onglet Maintenance préventive planifiée affiche les équipements nécessitant une intervention sur le site du client. Pour plus d'informations sur la création de tâches de maintenance préventive planifiée, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article ] .

L'onglet Maintenance réactive affiche tous les équipements du site client, vous permettant ainsi de rechercher et de sélectionner le ou les équipements nécessitant une intervention de maintenance réactive. Pour plus d'informations sur la création d'interventions de maintenance réactive, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article ] .

À ce stade, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et terminer, et la tâche sera enregistrée dans Tâches assignées.

Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et créer un autre », et vous serez redirigé vers la page « Créer un autre travail ».

Devis associé : Vous pouvez associer un devis client à la mission (le devis sera automatiquement associé si vous l’avez converti en mission). Une fois la mission terminée, vous pouvez émettre la facture correspondante ; celle-ci reprendra les informations du devis associé et ajoutera également tout autre élément utilisé pour la mission.

Rappel de facturation : Vous pouvez programmer un rappel pour facturer une fois le travail terminé.

À ce stade, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et terminer, et la tâche sera enregistrée dans Tâches assignées.

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