Créer un nouvel emploi
Il est possible de créer des tâches pour les membres de votre équipe mobile et de les programmer à des dates et heures précises. Ces tâches sont ensuite envoyées aux membres de l'équipe sur le terrain, qui les synchronisent depuis le cloud via l'application mobile Klipboard, afin de connaître leurs déplacements. Par ailleurs, il est également possible de créer et d'attribuer des tâches réactives, sans les programmer, qui seront exécutées en cas de besoin.
Vous pouvez créer une nouvelle mission sur le tableau de bord web en accédant à Missions > Nouvelle mission, Clients > Sélectionnez le client concerné > Nouvelle mission, ou en appuyant sur le bouton Création rapide + en haut à gauche du menu de votre tableau de bord web.
Chaque offre d'emploi est composée d'une combinaison des informations affichées ci-dessous, dont certaines sont obligatoires.
Accéder aux sections
Informations générales
Les informations générales sur le poste contiennent des informations de haut niveau, spécifiques au poste en question, telles que le client, le lieu, etc.
Toute information déjà présente sur Klipboard peut être sélectionnée dans les menus déroulants. Si l'information souhaitée n'est pas encore disponible, elle peut être ajoutée dans n'importe quelle section affichant le symbole « + » .
Veuillez consulter la liste des options ci-dessous. Toute option marquée d'un astérisque ( *) est obligatoire pour créer la tâche. Une fois toutes les informations obligatoires saisies, vous pouvez créer la tâche à tout moment en cliquant sur le bouton « Enregistrer et terminer » en bas de l'écran.
Nom du poste* – Il s'agit du nom du poste tel qu'il apparaîtra dans la liste des postes de votre collaborateur mobile.
Catégories* – Lors de la création d'une offre d'emploi, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs catégories dans le menu déroulant. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le symbole « + » à côté de « Catégories », saisissez son nom dans le menu latéral, puis cliquez sur « Enregistrer ». La catégorie est alors disponible. Les catégories constituent une option de filtrage sur toutes les grilles d'offres d'emploi.
Date d'échéance de la tâche – Indiquez ici la date et l'heure de début ou de fin de vos tâches. La saisie d'une date d'échéance n'a aucune incidence sur les dates planifiées.
Numéro de bon de commande client – Vous pouvez ajouter ici le numéro de votre bon de commande client afin de l'associer au projet concerné. Veuillez noter que ce numéro est indépendant des bons de commande créés dans la section Comptabilité de Klipboard.
Client* – Ici, vous pouvez sélectionner le client concerné par la tâche en cliquant sur le menu déroulant et en le sélectionnant. S'il est déjà enregistré sur Klipboard, modifiez ses informations en cliquant sur l'icône en forme de stylo, ou ajoutez un nouveau client en cliquant sur l'icône + et en saisissant les informations requises dans le menu latéral.
Emplacement* – Une fois un client sélectionné comme ci-dessus, l'option Emplacement sera disponible et l'emplacement principal sera renseigné par défaut. Vous pourrez alors sélectionner l'emplacement. Pour indiquer le lieu d'exécution de la tâche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le lieu souhaité. Si le lieu est déjà enregistré sur Klipboard, modifiez-le en cliquant sur l'icône en forme de stylo, ou ajoutez-en un nouveau en cliquant sur l'icône « + » et en saisissant les informations requises dans le menu latéral.
Notes de mission – C’est ici que vous pouvez laisser des notes importantes à l’attention du membre de l’équipe sur le terrain. Ces notes peuvent contenir jusqu’à 4 000 caractères, soit l’équivalent d’une page A4. Vous pouvez créer un modèle standardisé qui servira de base lors de la création d’une nouvelle mission en cliquant sur « Configurer le modèle ». Les notes de mission peuvent également être affichées sur le PDF généré par vos formulaires de flux de travail.
Contrat client – Si vous avez configuré des contrats sur Klipboard, vous pouvez associer la tâche en question à un contrat en sélectionnant le contrat requis dans le menu déroulant.
Contact client – Ici, vous pouvez sélectionner le contact client associé à la tâche en cliquant sur le menu déroulant disponible et en sélectionnant le contact en question s'il est déjà sur Klipboard, modifier les informations du contact client en cliquant sur l'icône en forme de stylo, ou ajouter un nouveau contact client en cliquant sur l'icône + et en saisissant les informations requises dans le menu latéral.
Veuillez noter, Dans la section « Contacts clients », vous pouvez sélectionner les communications professionnelles pertinentes pour le contact. Ces options de communication sont affichées ci-dessous :
Sous les informations générales sur le poste, vous trouverez 6 onglets, dont certains sont indisponibles tant que les champs obligatoires des informations générales n'auront pas été mis à jour. Les onglets en question sont :
Parmi les 6 onglets affichés ci-dessus, seul l'onglet Formulaires de flux de travail contient des éléments obligatoires pour la création d'une tâche.
Planifier et attribuer les tâches
Cette section contient des informations importantes concernant la planification de la tâche en question. Vous pouvez y consulter le calendrier des membres de l'équipe mobile affectés, par semaine ou par mois, ou encore l'afficher uniquement pendant les heures ouvrables si nécessaire.
Attribuer un ou plusieurs membres de l'équipe – Dans cette liste déroulante, vous pouvez choisir à qui vous souhaitez attribuer la tâche parmi les membres actifs de votre équipe.
Communication – En activant l’option « Envoyer une notification SMS au client pour les interventions planifiées » , vous pouvez envoyer des rappels par SMS à vos clients concernant leurs interventions à venir. Remarque : les notifications par SMS sont actuellement disponibles aux États-Unis , au Canada , au Royaume-Uni et en Irlande avec notre forfait Professionnel. Pour les autres pays, veuillez nous contacter via la messagerie instantanée. Pour plus d’informations, cliquez ici .
Calendrier – En cliquant sur la date et l'heure souhaitées, vous pouvez planifier la tâche pour le membre d'équipe concerné. Si vous choisissez de planifier la tâche, une barre latérale s'affichera, vous permettant de préciser la date et l'heure de début et de fin. Vous pouvez rendre cette tâche récurrente en définissant sa durée et sa fréquence (nombre de jours, semaines, mois, années) et sa fréquence (jour, semaine, toutes les deux semaines, toutes les trois semaines, tous les quatre semaines, un mois, trois mois, six mois, un an).
Ajouter une équipe de soutien
Comme votre abonnement Klipboard inclut Teams, vous aurez la possibilité d'ajouter une équipe de support (veuillez noter que l'option d'équipe de support ne sera affichée que si la tâche n'est pas récurrente).
Nous utiliserons des algorithmes intelligents en arrière-plan pour déterminer les disponibilités des membres de votre équipe en fonction de la date et de l'heure choisies. Ainsi, vos collaborateurs ne seront pas affectés à une tâche à la même date et heure s'ils y sont déjà engagés.
Les membres de l'équipe de soutien disponibles seront affichés et pourront être affectés à la tâche. Pour plus d'informations sur Teams, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article ] .
Formulaires de flux de travail
Les formulaires de flux de travail sont des formulaires numériques conçus pour les membres mobiles de l'équipe, utilisables sur leurs applications Klipboard Android ou iOS. Ces formulaires peuvent inclure des certificats standardisés ou des fiches de travail personnalisées. Pour plus d'informations sur le générateur de formulaires de flux de travail mobiles, cliquez ici .
Remarque : Un formulaire de flux de travail minimum doit être rempli pour chaque tâche effectuée sur l'application mobile Klipboard.
Formulaires de flux de travail mobiles
Sélectionnez un formulaire ou un groupe de formulaires* – Ici, vous pouvez choisir des formulaires individuels ou un groupe de formulaires prédéfini, adaptés à la tâche. Pour ce faire, sélectionnez l'option correspondante dans le menu déroulant « Groupe de formulaires » ou choisissez le ou les formulaires requis dans votre liste de formulaires de flux de travail publiés. En cochant l'option « Obligatoire », les membres de l'équipe mobile ne pourront pas terminer la tâche tant que le formulaire de flux de travail obligatoire n'aura pas été rempli. Pour plus d'informations sur les groupes de formulaires, cliquez ici .
Copie depuis la tâche précédente : Vous pouvez accéder ici aux formulaires de flux de travail des tâches précédemment terminées. Une copie du formulaire de flux de travail obligatoire rempli lors de la tâche précédente sera téléchargée sur les appareils des membres de l’équipe mobile, où ils pourront le modifier et le mettre à jour si nécessaire. Cette opération ne modifie aucune donnée du formulaire de flux de travail associé à la tâche précédente.
Recherche de formulaires – Si vous connaissez le nom du formulaire que vous souhaitez ajouter à l'offre d'emploi, vous pouvez le rechercher à l'aide de la barre de recherche prévue à cet effet.
Le nombre de formulaires de flux de travail que vous pouvez associer à une tâche est illimité. Pour visionner une vidéo sur la création de formulaires de flux de travail sur Klipboard, veuillez cliquer ici .
Articles de produits et de services
L'onglet « Produits et services » vous permet d'associer des produits et services de votre inventaire à la mission, d'ajouter de nouveaux articles d'inventaire et d'ajouter ou de supprimer des devis. En bas de page, vous trouverez le détail des données financières liées à la mission.
Remarque : Ceci s'applique uniquement si vous disposez de notre fonctionnalité Devis et Factures dans le cadre de votre abonnement.
Devis et objet associés – Ici, vous pouvez associer un devis de la section « Devis » de Klipboard à la tâche en cours en sélectionnant le numéro de devis dans le menu déroulant. Tous les produits et services associés au devis seront alors ajoutés à la tâche et l’objet du devis sera automatiquement renseigné dans le champ prévu à cet effet. Pour supprimer le devis de la tâche, cliquez sur le bouton « Supprimer le devis ».
Ajouter un article – Vous pouvez ajouter des produits ou services de votre inventaire à la tâche en cliquant sur le bouton « Ajouter un article » et en sélectionnant le nom du produit ou service dans le menu déroulant. Si le produit ou service n’est pas déjà enregistré dans votre inventaire, vous pouvez l’ajouter manuellement.
Produits/Services associés – Tous les produits/services associés à la tâche seront affichés ici, indiquant le code produit, le nom du produit/service, la description, le code comptable, le montant de la taxe, la quantité, le coût unitaire, le prix de vente unitaire et l'identifiant.
Détail financier – En bas de l'écran, vous trouverez le détail financier du projet. Celui-ci comprend le coût total, le chiffre d'affaires total, les taxes et le montant total dû. Ces montants sont calculés à partir des données des lignes de détail ci-dessus. Si l'une de ces lignes est supprimée, les chiffres seront recalculés en conséquence.
Remarque : Seuls les produits nécessitent un code produit ; les services n’en requièrent pas. Pour plus d’informations sur la section « Inventaire », veuillez cliquer ici .
Photos et documents relatifs au poste
L'onglet « Photos et documents de la mission » vous permet d'ajouter autant de documents PDF et de photos que nécessaire à la mission, permettant ainsi aux membres de votre équipe sur le terrain de les consulter dans l'application une fois synchronisés.
Cochez simplement les cases correspondant aux documents PDF et aux photos que vous souhaitez joindre à la tâche.
Recherche de documents – La barre de recherche vous permet de parcourir tous les documents enregistrés sur Klipboard. Pour plus d'informations sur l'enregistrement de documents sur Klipboard, veuillez cliquer ici .
Téléverser un document – Vous pouvez téléverser des documents depuis votre ordinateur en cliquant sur le bouton « Téléverser des documents ». Seuls les fichiers PDF, JPG, GIF et PNG sont autorisés, et la taille maximale des fichiers est de 10 Mo. Si vous souhaitez téléverser un fichier Word ou Excel, veuillez l’enregistrer au format PDF avant de le faire.
Détail des documents – En bas de l'écran, vous trouverez le détail des documents relatifs à la tâche en question. Ce détail comprend le nom du document, le client associé, le type de fichier et la catégorie.
Le nombre de documents et de photos que vous pouvez associer à une mission est illimité. Pour plus d'informations sur les documents, veuillez cliquer ici .
Maintenance planifiée
L'onglet Maintenance planifiée affiche les équipements nécessitant une intervention pour le client sélectionné. Pour plus d'informations sur la création de tâches de maintenance préventive planifiée, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article ] .
Pour sélectionner l'équipement sur lequel vous souhaitez effectuer la maintenance planifiée, cochez simplement la case correspondante à droite de l'écran. Seuls les équipements faisant l'objet d'un programme de maintenance préventive seront disponibles. Pour plus d'informations sur la mise en place d'un programme de maintenance préventive, veuillez cliquer ici .
Nom de l'actif – Le nom donné à l'actif.
Numéro de série – Numéro de série associé à l'actif.
Calendrier PPM – Nom du calendrier PPM associé à l’actif.
Type de service – Le type de service associé à cet actif.
Dernière intervention corrective – Date de la dernière intervention corrective effectuée sur l’équipement.
Dernière intervention planifiée – Date de la dernière intervention client effectuée sur l’équipement.
Prochaine intervention planifiée – Date de la prochaine intervention planifiée sur l’équipement.
Rappel envoyé – indique si un rappel a été envoyé concernant le service de gestion des actifs. Veuillez noter que les notifications sont envoyées au contact associé à l'actif, et non au client. Pour plus d'informations sur les rappels relatifs au service de gestion des actifs, veuillez cliquer ici .
Maintenance réactive
L'onglet Maintenance réactive affiche tous les équipements du site client. Vous pouvez ensuite rechercher et sélectionner le ou les équipements nécessitant une intervention de maintenance réactive. Pour plus d'informations sur la création de tâches de maintenance réactive, veuillez consulter l'article suivant : [lien vers l'article ] .
La maintenance réactive peut être effectuée sur tous les équipements associés au client.
Nom de l'actif – Le nom donné à l'actif.
Numéro de série – Numéro de série associé à l'actif.
Emplacement de l'actif – Emplacement associé à l'actif.
Numéro d'actif client – Le numéro d'actif client associé à l'actif en question.
Dernière intervention planifiée – Date de la dernière intervention planifiée effectuée sur l’équipement.
Prochaine intervention planifiée – Date de la prochaine intervention planifiée sur l’équipement.
Dernière intervention corrective – Date de la dernière intervention corrective effectuée sur l’équipement.
Une fois que vous avez sélectionné tous les éléments applicables pour la tâche à accomplir, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et terminer, et la tâche sera enregistrée dans Tâches assignées 😁.