Przypomnienia e-mailowe dotyczące obsługi aktywów naszych klientów można dostosować, aby zapewnić Ci przesłanie dokładnie tego, czego potrzebujesz. Można je ustawić na określoną częstotliwość i kontakt, dzięki czemu Twój klient otrzyma powiadomienie o zbliżających się terminach obsługi aktywów.
Przejdź do sekcji:
Dostosuj przypomnienia e-mailowe dotyczące usługi Asset Service
Aby dostosować wiadomość e-mail z przypomnieniem o usłudze dotyczącej aktywów, która zostanie wysłana do Twojego klienta:
Przejdź do Ustawień.
Z dostępnych opcji wybierz E-mail.
Przewiń w dół do przypomnień o zasobach.
Możesz zaktualizować temat i treść wiadomości, wpisując po prostu zaktualizowany tekst w odpowiednich polach.
Możesz również użyć dodatkowych zmiennych, np. nazwy firmy, nazwy zasobu itp., wybierając opcję „Lista wszystkich odpowiednich tagów zmiennych jest dostępna tutaj” . Spowoduje to rozwinięcie listy dostępnych zmiennych. Wystarczy skopiować i wkleić nazwę zmiennej do wiadomości e-mail.
Konfiguracja częstotliwości/harmonogramu automatycznych przypomnień e-mail o obsłudze zasobów
Częstotliwość lub harmonogram automatycznych przypomnień e-mail dotyczących usług związanych z zasobami jest konfigurowany podczas tworzenia harmonogramu PPM dla wybranych zasobów klienta.
Klipboard wysyła tylko jedną wiadomość e-mail do jednego kontaktu (kontakt przypisany do zasobu) z przypomnieniem o serwisie. Przypomnienie zostanie wysłane e-mailem tylko przed terminem kolejnego serwisu, zgodnie z tym, jak wcześnie przypomnienie zostało ustawione podczas tworzenia harmonogramu PPM (aby dowiedzieć się, jak utworzyć harmonogram PPM dla zasobu, kliknij tutaj ).
Na przykład, jeśli serwisowanie składnika aktywów 1234 ma nastąpić 10 listopada 2019 r., a przypomnienie ma zostać wysłane 4 tygodnie wcześniej, jedno przypomnienie zostanie wysłane 10 października 2019 r.
Aktywa, które zostały niedawno utworzone i których data usługi przypada w przeszłości lub wkrótce upływa
W przypadku klientów, których terminy serwisowania zbliżają się wielkimi krokami, a Ty dopiero dziś ustawiłeś harmonogram PPM dla danego zasobu, istnieje kilka zmiennych, o których należy pamiętać:
Przykład — jeśli niedawno zaimportowałeś lub utworzyłeś zasób i ustawiłeś wysłanie przypomnienia z 4-tygodniowym wyprzedzeniem, przypomnienie zostanie wysłane tylko wtedy, gdy do wykonania usługi pozostanie co najmniej 4 tygodnie.
Jeśli niedawno zaimportowałeś lub utworzyłeś zasób i ustawiłeś wysłanie przypomnienia z czterotygodniowym wyprzedzeniem, a następny termin serwisu przypada za dwa tygodnie, przypomnienie nie zostanie wysłane.
To samo dotyczy wszystkich niedawno zaimportowanych lub utworzonych zasobów, które wymagają kolejnego serwisu, a data jest w przeszłości. Ponieważ zasób został zaimportowany/utworzony na platformie dopiero niedawno i skonfigurowano dla niego harmonogram dzisiaj, system nie wykryje konieczności wysłania przypomnienia o serwisie.