Przypomnienia e-mailowe dotyczące obsługi aktywów klienta można dostosować, aby zapewnić Ci przesłanie, którego potrzebujesz. Można je ustawić na określoną częstotliwość i kontakt, dzięki czemu Twój klient otrzyma powiadomienie o zbliżających się terminach obsługi jego aktywów.
Przejdź do sekcji:
Dostosuj przypomnienia e-mailowe dotyczące usługi Asset Service
Aby dostosować wiadomość e-mail z przypomnieniem o usłudze dotyczącej aktywów wysyłaną do klienta
Przejdź do Ustawienia > E-mail > Przewiń w dół do przypomnień o zasobach
Możesz zaktualizować temat i treść wiadomości, wpisując po prostu zaktualizowany tekst w odpowiednich polach.
Możesz również użyć dodatkowych zmiennych, np. „nazwa firmy, nazwa zasobu itp.”, wybierając opcję „tutaj”, co spowoduje rozwinięcie listy dostępnych zmiennych. Wystarczy skopiować i wkleić nazwę zmiennej do wiadomości e-mail.
Konfiguracja częstotliwości/harmonogramu automatycznych przypomnień e-mail o obsłudze zasobów
Częstotliwość lub harmonogram automatycznych przypomnień e-mail o obsłudze zasobów jest konfigurowany podczas tworzenia harmonogramu PPM dla wybranych zasobów klienta.
Przejdź do Zarządzania zasobami > Harmonogram PPM
Klipboard wysyła tylko jedną wiadomość e-mail z przypomnieniem o serwisie do jednego kontaktu (kontaktu przypisanego do zasobu). Przypomnienie zostanie wysłane e-mailem tylko przed terminem kolejnego serwisu, zgodnie z wyprzedzeniem ustawionym podczas tworzenia harmonogramu PPM (aby dowiedzieć się, jak utworzyć harmonogram PPM dla zasobu, kliknij tutaj ).
Na przykład: Aktywo 1234 ma zostać objęte usługą do 10 listopada 2019 r., a Ty ustawiłeś przypomnienie tak, aby zostało wysłane 4 tygodnie wcześniej. Jedno przypomnienie zostanie wysłane 10 października 2019 r.
Aktywa, które zostały niedawno utworzone i których data usługi przypada w przeszłości lub wkrótce upływa
W przypadku klientów, których terminy serwisowania zbliżają się wielkimi krokami, a Ty dopiero dziś skonfigurowałeś harmonogram PPM dla danego zasobu, istnieje kilka zmiennych, o których należy pamiętać:
Przykład
Jeśli niedawno zaimportowałeś lub utworzyłeś zasób i ustawiłeś wysłanie przypomnienia z 4-tygodniowym wyprzedzeniem, przypomnienie zostanie wysłane tylko wtedy, gdy do wykonania usługi pozostało co najmniej 4 tygodnie.
Jeśli niedawno zaimportowałeś lub utworzyłeś zasób i ustawiłeś wysłanie przypomnienia z czterotygodniowym wyprzedzeniem, a następny termin serwisu przypada za dwa tygodnie, przypomnienie nie zostanie wysłane.
To samo dotyczy wszystkich niedawno zaimportowanych lub utworzonych zasobów, które wymagają kolejnego serwisu, a data jest z przeszłości. Ponieważ zasób został zaimportowany/utworzony na platformie dopiero niedawno i skonfigurowano dla niego harmonogram dzisiaj, system nie wykryje konieczności wysłania przypomnienia o serwisie.