Les alertes d’exception garantissent que vos contrôles de véhicules ont lieu au moment prévu.
Ces règles notifient automatiquement vous et vos conducteurs lorsqu’un contrôle est manqué, ce qui aide à maintenir des normes de sécurité constantes.
Création de règles d’exception
Pour commencer
Accédez à Contrôles de véhicules puis sélectionnez Alertes d’exception, et cliquez sur Créer une nouvelle règle.
Configurer votre règle
Exemple : contrôles requis du lundi au vendredi avant 9h.
Définir l’heure limite : choisissez l’heure requise (ex. : 9h00)
Choisir la fréquence : sélectionnez Lundi à vendredi au lieu de Quotidien si vous n’êtes pas actif le week-end
Nommer la règle : donnez un nom clair pour l’identifier facilement
Options de notification
Alertes e-mail : ajoutez jusqu’à 50 adresses e-mail pour recevoir les notifications en cas de contrôle manqué.
Alertes SMS : ajoutez un numéro de portable pour être immédiatement prévenu, pratique si vous n’êtes pas toujours au bureau.
Notifications conducteurs : activez l’option envoyer une copie de l’alerte au dernier conducteur connu. Le système identifie qui conduisait et lui envoie un rappel personnel.
Fonctionnement des notifications aux conducteurs
Si un contrôle est manqué, le système envoie un SMS, par exemple :
« Nous attendions un contrôle de véhicule à 9h aujourd’hui, et nous avons détecté que vous, Jamie, étiez le dernier conducteur connu. »
Cette approche personnelle pousse souvent les conducteurs à réagir rapidement, ce qui réduit fortement le nombre de contrôles oubliés.
Application des règles aux véhicules
Enregistrez vos réglages (un message de confirmation apparaît)
Utilisez le menu déroulant sur chaque véhicule pour appliquer la règle correspondante
Différents véhicules peuvent avoir différentes règles (par ex. : véhicules à faible kilométrage = contrôles hebdomadaires)
Avantages des alertes d’exception
Elles créent de la responsabilité tout en réduisant votre charge administrative. Plutôt que de vérifier manuellement, le système surveille automatiquement la conformité et implique aussi les conducteurs.
Cette approche à double sens améliore considérablement le taux de contrôles complétés.