Le module Clients vous permet de gérer les fiches de vos clients, notamment leurs contacts, leurs adresses, les documents, les notes et les tâches. Il vous offre également une visibilité sur toutes les missions associées à chaque client.
Consultez vos clients
Ouvrez le module Clients depuis la barre latérale pour consulter toutes les fiches de vos clients.
À partir d'ici, vous pouvez :
Afficher les clients sous forme de liste ou de carte.
Rechercher un client spécifique.
Indiquer si les clients sont actifs ou inactifs.
Afficher les clients inactifs lorsque cela est nécessaire.
Sélectionnez « Afficher » pour ouvrir le dossier d'un client et accéder à toutes les informations associées.
Ajouter un nouveau client
Pour créer un nouveau client :
Cliquez sur Nouveau client dans le module Clients, ou utilisez Création rapide .
Saisissez les coordonnées du client, notamment son nom, ses coordonnées et son adresse.
Activez les e-mails de suivi ou les invitations de calendrier si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer .
Nous vous recommandons de fournir autant d'informations que possible afin de garantir l'exactitude et la facilité de gestion de vos dossiers.
Gérer les notes et les tâches
L'onglet Notes et tâches vous permet de conserver les informations importantes et les rappels pour chaque client.
Notes
Utilisez des notes pour consigner les informations importantes concernant un client.
Les notes peuvent :
Stocker les informations internes.
Être visible dans l'application mobile (selon les autorisations de l'utilisateur).
Peut être modifié ou supprimé en cas de besoin.
Tâches
Les tâches vous aident à suivre les suivis et les actions internes.
Lors de la création d'une tâche, vous pouvez :
Ajoutez un titre et une description.
Sélectionnez un type de tâche.
Fixez une date limite.
Attribuez la tâche à un membre de l'équipe.
Téléversez les pièces justificatives.
Activer les rappels par e-mail.
Par exemple, vous pourriez créer un rappel pour assurer le suivi d'un renouvellement de contrat.
Gérer les emplacements des clients
Si un client possède plusieurs sites, vous pouvez les enregistrer sous une seule fiche client.
Pour ajouter un lieu :
Ouvrez l'onglet Lieux .
Cliquez sur Nouvel emplacement .
Saisissez les détails de l'emplacement.
Cliquez sur Enregistrer .
Emplacements d'importation
Si vous ajoutez plusieurs emplacements, vous pouvez les importer à l'aide d'un fichier CSV.
Téléchargez le modèle CSV.
Saisissez vos données de localisation.
Supprimez les notes d'orientation.
Enregistrez le fichier au format CSV.
Téléversez le fichier.
Vous pouvez également rechercher et filtrer les emplacements, ou les modifier et les supprimer selon vos besoins.
Gérer les contacts clients
L'onglet Contacts répertorie les personnes associées à chaque client et à chaque lieu.
Pour ajouter un contact :
Cliquez sur Nouveau contact client .
Saisissez vos coordonnées.
Associez le contact à l'emplacement approprié.
Cliquez sur Enregistrer .
Lors de la création d'offres d'emploi, les contacts peuvent être sélectionnés afin que leurs informations soient automatiquement renseignées.
Importer les contacts
Vous pouvez également importer des contacts en masse en procédant comme suit :
Téléchargement des identifiants requis.
Remplissage du modèle CSV.
Téléchargement du fichier final.
Utilisez la barre de recherche et les filtres pour localiser rapidement vos contacts.
Stocker les documents des clients
L'onglet Documents vous permet d'enregistrer des fichiers pour un client ou un emplacement spécifique.
Exemples :
Évaluations des risques.
Plans d'étage.
Guides d'utilisation.
Documentation du site.
Ces documents peuvent également être joints aux missions afin qu'ils soient accessibles à votre équipe sur le terrain.
Pour ajouter un document :
Cliquez sur Nouveau document .
Saisissez les détails du document.
Sélectionnez l'emplacement approprié.
Téléversez le fichier.
Cliquez sur Enregistrer .
Les documents peuvent être recherchés, filtrés, prévisualisés, modifiés ou supprimés à tout moment.
Voir les offres d'emploi des clients
Chaque fiche client comprend des onglets dédiés aux tâches, vous permettant de suivre l'avancement des travaux.
Tâches assignées
Il s'agit de tâches qui ont été attribuées à un membre de l'équipe mais qui n'ont pas encore été synchronisées avec l'application mobile.
À partir d'ici, vous pouvez :
Rechercher et filtrer les offres d'emploi.
Voir les détails de l'offre d'emploi.
Modifier les offres d'emploi.
Annuler l'attribution des tâches.
Changer le membre d'équipe assigné.
Travaux en cours
Ces tâches ont été synchronisées avec l'application mobile et sont actuellement en cours de traitement.
Tu peux:
Rechercher et filtrer les offres d'emploi.
Voir les détails de l'offre d'emploi.
Mise à jour des informations.
Ajouter des documents.
Si une tâche est en cours, nous vous recommandons de consulter le membre de l'équipe qui y est affecté avant d'apporter des modifications.
Offres d'emploi en attente
Les tâches en cours ont été terminées par l'équipe de terrain et renvoyées pour examen.
À partir d'ici, vous pouvez :
Veuillez vérifier le formulaire de flux de travail rempli.
Téléchargez le formulaire de flux de travail au format PDF.
Terminez le travail.
Réaffecter la tâche si des travaux supplémentaires sont nécessaires.
Travaux terminés
Les travaux terminés constituent une trace permanente du travail accompli.
Vous pouvez consulter vos missions précédentes, examiner leurs détails et partager les informations relatives aux missions terminées avec vos clients en cas de besoin.