Les rappels permettent de programmer des rappels importants et des tâches à accomplir avec vos clients. Ces rappels sont accessibles via le web et n'apparaissent pas sur l'application mobile Klipboard ; ils sont donc parfaits pour les tâches internes de votre équipe.
Avec la fonctionnalité Rappels, vous pouvez décrire vos rappels (par exemple, Suivi client), définir des échéances précises avec des rappels par e-mail et les attribuer à un membre de l'équipe. Tous vos rappels sont consultables par mot-clé et grâce à divers filtres. Une fois un rappel terminé, il vous suffit de cocher la case correspondante.
Créer un rappel
Accédez à Rappels > Nouveau rappel
Sélectionnez « Client associé » et, dans la liste déroulante, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez programmer le rappel.
C'est dans le titre que vous nommez le rappel.
L'onglet « Notes » vous permet d'ajouter toutes les notes pertinentes pour le rappel.
La date d'échéance peut être fixée 1, 2, 3, 4, 5 jours ouvrables à l'avance, dans 2 semaines, 1 mois ou à une date et une heure personnalisées.
Les notifications par e-mail peuvent être programmées 1, 2, 3, 4 ou 5 jours ouvrables à l'avance, dans 2 semaines, 1 mois ou à une date et une heure personnalisées.
Le rappel est attribué au membre de l'équipe qui en est propriétaire et qui recevra la notification par e-mail.
Sélectionnez Enregistrer pour ajouter l'activité.
Tous les rappels ajoutés apparaîtront sur la grille et vous pourrez effectuer les opérations suivantes
Recherche par mot-clé et filtrage par membre d'équipe assigné.
Sélectionnez Afficher pour consulter les détails de l'activité et/ou Supprimer pour supprimer le rappel.
Marquez le rappel comme terminé en cochant la case correspondante dans la colonne « Terminé ».
Exportez toutes les données de rappels vers Excel afin de pouvoir établir des rapports.
Filtrer en utilisant les en-têtes de colonnes, par exemple : Client, Assigné à, Date d’échéance, Courriel de rappel.
Dans le panneau de navigation Rappels à gauche, vous pouvez également sélectionner des vues spécifiques telles que À faire aujourd'hui , À faire cette semaine , En retard , Terminé .
Créer et consulter des rappels au sein d'un client
Accédez à « Tous les clients » et sélectionnez « Afficher » pour le client pour lequel vous souhaitez créer un rappel.
Cliquez sur Notes et rappels
Cliquez sur Rappels
Vous pouvez renseigner les détails du rappel et enregistrer.
Les rappels ajoutés pour un client apparaîtront en bas de la liste.
Marquer comme rappel une fois terminé
Les rappels peuvent être modifiés et marqués comme terminés en cliquant sur l'icône de coche « Terminé ».