Les tâches dans Klipboard sont un outil précieux pour planifier et gérer les rappels importants et les listes de tâches avec vos clients. Bien que les tâches soient accessibles via le web et n'apparaissent pas sur l'application mobile Klipboard, elles constituent des listes de tâches internes idéales pour votre équipe.
Avec la fonctionnalité Tâches, vous pouvez détailler vos activités, comme le suivi client, définir des échéances précises avec des rappels par e-mail et les attribuer à un membre de l'équipe. Toutes vos tâches sont facilement consultables grâce à la recherche par mots-clés et à divers autres filtres. Une fois une tâche terminée, il suffit de cocher la case « Terminé » pour la clôturer.
Accéder aux sections :
Créer une tâche
Sélectionnez Tâche > Toutes les tâches.
En haut à droite, sélectionnez Nouvelle tâche d'activité.
Sélectionnez le client associé , puis, dans la liste déroulante, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez planifier la tâche.
Le titre est l'endroit où vous nommez la tâche.
L'onglet « Notes » vous permet d'ajouter toutes les notes pertinentes concernant la tâche.
La date d'échéance peut être fixée de 1 à 5 jours ouvrables à l'avance, dans 2 semaines, 1 mois ou à une date et une heure personnalisées.
Les notifications par e-mail peuvent être programmées de 1 à 5 jours ouvrables à l'avance, dans 2 semaines, 1 mois ou à une date personnalisée, et à une heure personnalisée.
La tâche sera attribuée au membre de l'équipe qui en est responsable, et celui-ci recevra la notification par e-mail.
Sélectionnez Enregistrer pour ajouter l'activité.
Toutes les tâches ajoutées apparaîtront sur la grille, et vous pourrez effectuer les actions suivantes :
Recherche par mot-clé et filtrage par membre d'équipe assigné.
Sélectionnez Afficher pour consulter les détails de l'activité et/ou Supprimer pour supprimer la tâche.
Marquez la tâche comme terminée en cochant la case correspondante dans la colonne « Terminé ».
Exportez toutes les données des tâches vers Excel , ce qui vous permettra de générer des rapports.
Filtrer en utilisant les en-têtes de colonnes, c'est-à-dire Client, Assigné à, Date d'échéance et Courriel de rappel.
Dans le panneau de navigation des tâches situé à gauche, vous pouvez également sélectionner des vues spécifiques telles que À faire aujourd'hui , À faire cette semaine , En retard et Terminées .
Créer et consulter une tâche au sein d'un client
Accédez à « Tous les clients » et sélectionnez « Afficher » pour le client pour lequel vous souhaitez créer une tâche.
Accédez à l'onglet Notes et tâches.
Vous pouvez renseigner les détails de la tâche et les enregistrer.
Les tâches peuvent être modifiées et marquées comme terminées en sélectionnant respectivement le bouton Modifier et la coche Terminé.
Veuillez noter que les rappels sont envoyés le matin de la date d'échéance, il est donc nécessaire de les programmer au moins un jour à l'avance. Ils sont envoyés à l'adresse électronique associée au membre de l'équipe désigné.