Vous pouvez autoriser individuellement les membres de votre équipe à accéder aux factures sur l'application mobile Klipboard, leur permettant ainsi de consulter, de créer et de modifier des factures en déplacement !
Une fois la facture créée sur l'application mobile, les membres de votre équipe auront la possibilité d'envoyer la facture par courriel au client pour paiement ou d'encaisser instantanément le paiement par carte.
Accéder aux sections :
Comment puis-je accorder à un membre de l'équipe l'autorisation d'accéder aux factures sur l'application ?
Tous les membres de mon équipe auront-ils accès aux factures sur l'application ?
Si vous êtes abonné à notre abonnement Klipboard Professional, qui inclut les devis, les factures et les bons de commande, vous pourrez alors utiliser la fonctionnalité Factures sur l'application mobile.
Toutefois, par défaut, l'autorisation d'accéder à cette fonctionnalité sur l'application mobile est désactivée ; vous pouvez donc contrôler quels membres de l'équipe ont accès aux factures sur l'application mobile.
Comment puis-je accorder à un membre de l'équipe l'autorisation d'accéder aux factures sur l'application ?
Pour autoriser les membres de votre équipe à accéder aux devis sur l'application mobile depuis le menu des paramètres :
Cliquez sur Gérer l'équipe.
Sélectionnez le membre de l'équipe concerné et cliquez sur le bouton Modifier.
Accédez à l'onglet Paramètres d'accès.
Activez l'option « Autoriser les membres de l'équipe à créer et à consulter des factures sur l'application mobile ».
Comment créer une facture pour une tâche spécifique sur l'application mobile
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Pour créer une facture pour un travail sur l'application mobile Klipboard :
Appuyez sur le bouton « Créer une facture » en bas de l’écran.
Sélectionnez l'adresse de service, qui est une adresse associée au client sélectionné, où les travaux faisant l'objet du devis doivent être effectués.
Sélectionnez l'adresse de facturation, c'est-à-dire l'adresse associée au client sélectionné, qui sera facturée pour tout travail effectué.
Veuillez indiquer l'objet de votre demande de devis.
Sélectionnez la clause de non-responsabilité requise pour votre devis. Pour plus d'informations sur la création de clauses de non-responsabilité, veuillez cliquer ici .
Saisissez une date d'émission
Si la prestation a été convertie à partir d'un devis, la facture contiendra automatiquement tous les éléments pertinents du devis, ainsi que tous les éléments supplémentaires éventuellement ajoutés. Vous pouvez également ajouter des produits et services supplémentaires à la facture.
Comment créer une facture générale sur l'application mobile
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Pour créer une facture sur l'application mobile Klipboard :
Sélectionnez Factures dans le menu latéral de l'application mobile Klipboard.
Appuyez sur le bouton Ajouter une synchronisation pour vous assurer que vos factures sont à jour.
Appuyez sur le bouton Ajouter une facture en bas de l'écran.
Dans le menu déroulant Nom du client, sélectionnez le nom du client pour lequel vous souhaitez établir une facture.
Sélectionnez l'adresse de service, qui est une adresse associée au client sélectionné.
Sélectionnez l'adresse de facturation, qui est une adresse associée au client sélectionné.
Veuillez saisir un objet pour votre facture.
Sélectionnez la mention légale requise pour votre facture. Pour plus d'informations sur la création de mentions légales, veuillez cliquer ici .
Saisissez une date d'émission
Maintenant que les informations générales relatives à la facture ont été ajoutées, vous pouvez ajouter vos produits et services à votre devis.
Ajout de produits et services d'inventaire à un devis sur l'application mobile
Pour ajouter des produits ou des services à votre facture à partir de votre inventaire sur l'application mobile, vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton Ajouter un nouvel article en bas de l'écran.
Vous aurez la possibilité de sélectionner le produit dans votre inventaire en appuyant sur l'icône flèche vers la droite > et sélectionner le produit ou service approprié.
En touchant « Produit en stock » ou « Service en stock », vous pouvez rechercher des produits ou services pertinents en saisissant leur nom ou leur code dans le champ de recherche. Vous pouvez également ajouter un nouvel article en touchant le bouton « Ajouter ».
Ajout de produits et services hors stock à une facture sur l'application mobile
Si le produit ou le service requis ne fait pas partie de votre inventaire actuel, les membres de l'équipe peuvent saisir manuellement les informations en cliquant sur la section correspondante :
Saisissez le nom du produit ( appuyez pour saisir, ne cliquez pas sur la flèche à droite ).
Saisissez le code produit.
Saisissez une description.
Saisissez le coût unitaire et la quantité d'achat.
Une fois que vous avez joint tous les produits et services requis à votre facture, appuyez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran.
Facture par e-mail depuis l'application mobile
Si vous choisissez d'appuyer sur le bouton « Devis par e-mail », une fenêtre contextuelle affichant les informations suivantes apparaîtra :
AJOUTER UNE CAPTURE D'ÉCRAN
Adresse e-mail du client – Il s'agit de l'adresse e-mail associée au client dans la section Clients et fournisseurs. Cette adresse peut être modifiée dans l'application si nécessaire, ou d'autres adresses e-mail peuvent être saisies, séparées par des virgules (ex. : email@email.com , mail@email.com ).
Objet de la facture – Tel qu'indiqué lors de la création du devis.
Message – Un message standard envoyé à l’adresse e-mail ci-dessus, basé sur un modèle prédéfini dans vos paramètres (accessible ici) . Vous pouvez modifier ce message dans l’application avant l’envoi, si nécessaire.
Envoyez-moi une copie – Vous pouvez choisir d'envoyer une copie de la facture à votre adresse électronique ainsi qu'à celle du client.
Une fois que vous êtes certain que toutes les informations requises ci-dessus correspondent à vos besoins, appuyez sur le bouton « Facture par courriel » pour l’envoyer.
Comment accepter les paiements mobiles en personne avec Scan & Pay
Si vous souhaitez percevoir le paiement de la facture générée sur le terrain, veuillez consulter l'article suivant expliquant les paiements Stripe.