Vous pouvez autoriser individuellement les membres de votre équipe à accéder aux factures sur l'application mobile Klipboard, leur permettant ainsi de consulter, de créer et de modifier des factures en déplacement !
Une fois la facture créée, les membres de votre équipe désignés auront la possibilité de l'envoyer par courriel au client ou de la modifier, le tout sur l'application mobile.
Accéder aux sections :
Tous les membres de mon équipe auront-ils accès aux factures sur l'application ?
Si vous avez souscrit à l'abonnement Klipboard Professional, qui inclut les devis, les factures et les bons de commande, vous pourrez bénéficier de la fonction de facturation.
Toutefois, par défaut, l'autorisation d'accéder à cette fonctionnalité est définie sur Non ; vous pouvez donc contrôler quels membres de l'équipe ont accès aux factures sur l'application mobile.
Comment puis-je accorder à un membre de l'équipe l'autorisation d'accéder aux factures via l'application ?
Pour autoriser les membres de votre équipe à accéder aux factures sur l'application mobile depuis le menu des paramètres :
Cliquez sur Gérer l'équipe.
Sélectionnez le membre de l'équipe concerné et cliquez sur le bouton Modifier.
Accédez à l'onglet Paramètres d'accès.
Activez l'option « Autoriser les membres de l'équipe à créer et à consulter des factures sur l'application mobile ».
Comment créer une facture sur l'application mobile
Pour créer une facture sur l'application mobile Klipboard :
Sélectionnez Factures dans le menu latéral de l'application mobile Klipboard.
Appuyez sur le bouton Synchroniser pour vous assurer que vos factures sont à jour.
Appuyez sur le bouton Ajouter une facture en bas de l'écran.
Dans le menu déroulant Nom du client, sélectionnez le nom du client pour lequel vous souhaitez établir une facture.
Sélectionnez l'adresse de service, qui est une adresse associée au client sélectionné, où les travaux facturés doivent être effectués.
Sélectionnez l'adresse de facturation, c'est-à-dire l'adresse associée au client sélectionné, qui sera facturée pour tout travail effectué.
Veuillez saisir un objet pour votre facture.
Sélectionnez une date d'émission pour votre facture.
Sélectionnez la date de paiement de votre facture en saisissant le nombre de jours dans la case prévue à cet effet ou en utilisant les flèches haut et bas.
Veuillez ajouter votre numéro de bon de commande client, le cas échéant.
Sélectionnez la clause de non-responsabilité requise pour votre devis. Pour plus d'informations sur la création de clauses de non-responsabilité, veuillez cliquer ici .
Indiquez le pourcentage de réduction requis, le cas échéant.
Maintenant que les informations générales relatives à la facture ont été ajoutées, vous pouvez y ajouter vos produits et services.
Ajout de produits et services d'inventaire à une facture sur l'application mobile
Si vous souhaitez ajouter à votre facture des produits ou des services stockés dans votre inventaire Klipboard, vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton Ajouter un nouvel article en bas de l'écran.
Vous aurez la possibilité de sélectionner le produit dans votre inventaire en appuyant sur l'icône flèche vers la droite > et sélectionner le produit ou service approprié.
En touchant « Produit en stock » ou « Service en stock », vous pouvez rechercher des produits ou services pertinents en saisissant leur nom ou leur code dans le champ de recherche. Vous pouvez également ajouter un nouvel article en touchant le bouton « Ajouter ».
Ajout de produits et services hors stock à une facture sur l'application mobile
Si le produit ou le service requis ne fait pas partie de votre inventaire actuel, les membres de l'équipe peuvent saisir manuellement les informations en appuyant sur le bouton Ajouter et en saisissant les informations ci-dessous :
Saisissez le nom du produit ( appuyez pour saisir, n'appuyez pas sur la flèche vers la droite ).
Saisissez le code produit.
Saisissez une description.
Saisissez le coût unitaire et la quantité d'achat.
Une fois que vous avez ajouté tous les produits et services requis à votre facture, appuyez sur le bouton « Enregistrer » en bas de l’écran. Vous aurez alors la possibilité d’envoyer votre facture par courriel.
Facture par courriel
Si vous choisissez d'appuyer sur le bouton « Facture par courriel », une fenêtre contextuelle affichant les informations suivantes s'affichera :
Adresse e-mail du client : il s’agit de l’adresse e-mail associée au client dans la section Clients et fournisseurs. Cette adresse peut être modifiée dans l’application si nécessaire, ou d’autres adresses e-mail peuvent être saisies, séparées par des virgules (ex. : email@example.com , accounts@email.com , etc.).
Objet de la facture – Tel qu'indiqué lors de la création de la facture.
Message – Un message standard envoyé à l'adresse e-mail ci-dessus, basé sur un modèle prédéfini dans vos paramètres (accessible ici) . Vous pouvez modifier ce message dans l'application avant l'envoi, si nécessaire, en appuyant sur la section « Message » et en saisissant le texte souhaité.
Envoyez-moi une copie – Vous pouvez choisir d'envoyer une copie de la facture à votre adresse électronique et à celle du client si nécessaire.
Une fois que vous êtes certain que toutes les informations requises ci-dessus correspondent à vos besoins, appuyez sur le bouton « Facture par courriel » pour l’envoyer.
Apprendre encore plus
Pour accéder à d'autres articles d'aide sur l'utilisation des fonctionnalités de l'application mobile Klipboard, veuillez cliquer ici :