Vous pouvez autoriser individuellement les membres de votre équipe à accéder aux devis sur l'application mobile Klipboard, leur permettant ainsi de consulter, de créer et de modifier des devis en déplacement !
Une fois le devis créé sur l'application mobile, les membres de votre équipe auront la possibilité d'envoyer le devis par e-mail au client ou de convertir instantanément un devis en mission, le tout sur l'application mobile.
Accéder aux sections :
Tous les membres de mon équipe auront-ils accès aux devis sur l'application ?
Si vous êtes abonné à notre formule Klipboard Professional, qui inclut les devis, les factures et les bons de commande, vous pourrez utiliser la fonctionnalité de devis sur l'application mobile.
Toutefois, par défaut, l'autorisation d'accéder à cette fonctionnalité sur l'application mobile est définie sur Non ; vous pouvez donc contrôler quels membres de l'équipe ont accès aux devis sur l'application mobile.
Comment puis-je accorder à un membre de mon équipe l'autorisation d'accéder à Quotes via l'application ?
Pour autoriser les membres de votre équipe à accéder aux devis sur l'application mobile depuis le menu des paramètres :
Cliquez sur Gérer l'équipe.
Sélectionnez le membre de l'équipe concerné et cliquez sur le bouton Modifier.
Accédez à l'onglet Paramètres d'accès.
Activez l'option « Autoriser les membres de l'équipe à créer et à consulter des devis sur l'application mobile ».
Comment créer un devis sur l'application mobile
Pour créer un devis sur l'application mobile Klipboard :
Sélectionnez « Citations » dans le menu latéral de l'application mobile Klipboard.
Appuyez sur le bouton Ajouter la synchronisation pour vous assurer que vos devis sont à jour.
Appuyez sur le bouton « Ajouter un devis » en bas de l’écran.
Dans le menu déroulant Nom du client, sélectionnez le nom du client pour lequel vous souhaitez établir un devis.
Sélectionnez l'adresse de service, qui est une adresse associée au client sélectionné, où les travaux faisant l'objet du devis doivent être effectués.
Sélectionnez l'adresse de facturation, c'est-à-dire l'adresse associée au client sélectionné, qui sera facturée pour tout travail effectué.
Veuillez indiquer l'objet de votre demande de devis.
Sélectionnez la clause de non-responsabilité requise pour votre devis. Pour plus d'informations sur la création de clauses de non-responsabilité, veuillez cliquer ici .
Indiquez le pourcentage de réduction ou le dépôt requis, le cas échéant.
Maintenant que les informations générales relatives au devis ont été ajoutées, vous pouvez y ajouter vos produits et services.
Ajout de produits et services en stock à un devis sur l'application mobile
Pour ajouter des produits ou des services à votre devis à partir de votre inventaire sur l'application mobile, vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton Ajouter un nouvel article en bas de l'écran.
Vous aurez la possibilité de sélectionner le produit dans votre inventaire en appuyant sur l'icône flèche vers la droite > et sélectionner le produit ou service approprié.
En touchant « Produit en stock » ou « Service en stock », vous pouvez rechercher des produits ou services pertinents en saisissant leur nom ou leur code dans le champ de recherche. Vous pouvez également ajouter un nouvel article en touchant le bouton « Ajouter ».
Ajout de produits et services hors stock à un devis sur l'application mobile
Si le produit ou le service requis ne fait pas partie de votre inventaire actuel, les membres de l'équipe peuvent saisir manuellement les informations en cliquant sur la section correspondante :
Saisissez le nom du produit ( appuyez pour saisir, ne cliquez pas sur la flèche à droite ).
Saisissez le code produit.
Saisissez une description.
Saisissez le coût unitaire et la quantité d'achat.
Une fois que vous avez ajouté tous les produits et services requis à votre devis, appuyez sur le bouton « Enregistrer » en bas de l’écran. Les options suivantes vous seront alors proposées :
Demande de devis par courriel
Si vous choisissez d'appuyer sur le bouton « Envoyer un devis par e-mail », une fenêtre contextuelle affichant les informations suivantes s'affichera :
Adresse e-mail du client : il s’agit de l’adresse e-mail associée au client dans la section Clients et fournisseurs. Cette adresse peut être modifiée dans l’application si nécessaire, ou des adresses e-mail supplémentaires peuvent être saisies, séparées par des virgules (ex. : email@email.com , mail@email.com ).
Objet du devis – Tel qu'indiqué lors de la création du devis.
Message – Un message standard envoyé à l’adresse e-mail ci-dessus, basé sur un modèle prédéfini dans vos paramètres (accessible ici) . Vous pouvez modifier ce message dans l’application avant l’envoi, si nécessaire.
Envoyez-moi une copie – Vous pouvez choisir d'envoyer une copie du devis à votre adresse électronique ainsi qu'à celle du client.
Une fois que vous êtes convaincu que toutes les informations requises ci-dessus correspondent à vos besoins, appuyez sur le bouton « Devis par e-mail » pour l’envoyer.
Transformer un devis en offre d'emploi
Si vous souhaitez convertir directement le devis en mission, vous pouvez le faire en appuyant sur le bouton Convertir en mission, comme indiqué ci-dessous :
Lorsque vous cliquez sur « Créer une nouvelle tâche », l’écran correspondant s’affiche. Comme vous pouvez le constater sur l’image ci-dessus, le client et le lieu sont automatiquement renseignés à partir du devis et n’ont pas besoin d’être saisis à nouveau. Vous pouvez toutefois les modifier si nécessaire.
Bouton de synchronisation – Appuyez sur le bouton de synchronisation pour vous assurer que vos catégories d'emploi, vos formulaires de flux de travail, vos clients et vos lieux sont à jour avant de créer l'emploi.
Saisissez le nom du poste – Celui-ci sera utilisé pour l'affichage sur le poste et dans toute la documentation correspondante, comme les formulaires de flux de travail, etc.
Saisir la catégorie – La catégorie associée au poste.
Sélectionnez un formulaire de flux de travail : le formulaire de flux de travail obligatoire pour la tâche. Si nécessaire, des formulaires de flux de travail supplémentaires peuvent être ajoutés à la tâche une fois celle-ci créée.
Apprendre encore plus
Pour accéder à d'autres articles d'aide sur l'utilisation des fonctionnalités de l'application mobile Klipboard, veuillez cliquer ici :