Bienvenue dans l'équipe Klipboard !
Cet article vous expliquera les bases pour débuter avec Klipboard. Il abordera également des sujets tels que les missions, les clients et notre catalogue de ressources.
Étape 1
Accédez à « Paramètres »
Finalisez la configuration des paramètres généraux et saisissez l'adresse de votre entreprise, son logo, etc.
Finalisez les paramètres restants, tels que la mise en forme de vos modèles d'e-mails pour les factures, les devis, les travaux terminés, les rappels d'entretien des équipements, etc.
Étape 2
(Si vous ne vous connectez pas à Xero ou QuickBooks, ignorez cette étape.)
Accédez à « Paramètres > Intégrations »
Connectez votre compte Klipboard à Xero ou QuickBooks et effectuez la première synchronisation.
Lors de la première synchronisation, tous les contacts Xero/QuickBooks seront transférés vers la section « Clients et fournisseurs » de Klipboard.
Étape 3
Accédez à « Clients et fournisseurs » et cliquez sur « Importer des données ».
Téléchargez le « Modèle d'importation de données »
Formatez les données de vos clients à l'aide du modèle facile à utiliser
Importer
Étape 4
Importez vos sous-emplacements (emplacements de site) pour votre client
Accédez à « Clients et fournisseurs » , cliquez sur « Afficher », puis accédez à « Emplacements ».
Pour afficher un client, cliquez sur « Emplacements », puis sur « Importer les emplacements du client ».
Téléchargez le « Modèle d'importation des emplacements clients »
Formatez les données de localisation de vos clients à l'aide du modèle facile à utiliser
Importez les emplacements pour le client sélectionné
Étape 5
(Si vous n'utilisez pas la gestion des actifs, passez à l'étape 7.)
Préparez les données relatives aux actifs de vos clients en vue de leur importation.
Vous avez le choix entre trois méthodes d'importation des actifs clients.
Pour déterminer quelle importation de ressources vous convient le mieux, consultez l'article d'aide suivant :
Une fois que vous avez choisi la méthode d'importation des actifs appropriée, veuillez vous assurer de formater et de préparer les données conformément à la structure du modèle. Surtout, veuillez suivre les instructions détaillées du modèle Excel qui vous guideront tout au long de l'importation.
Étape 6
(Si vous n'utilisez pas la gestion des actifs, passez à l'étape 7.)
Une fois vos actifs importés, la dernière étape consiste à les intégrer à un programme de maintenance préventive.
Nous conseillons de planifier les actifs par client ou par client et emplacement du client
Il n'est pas conseillé de sélectionner tous les équipements dans le « Planificateur PPM » et d'appliquer immédiatement le même planning. Nous vous le précisons afin que, en cas d'erreur, vous n'ayez pas à supprimer de nombreux plannings pour plusieurs équipements.
Veuillez lire l'article suivant sur le « Planificateur PPM » pour mieux comprendre comment configurer les calendriers des actifs clients.
Étape 7
Vous pouvez maintenant créer une mission, choisir un client et l'attribuer à votre équipe en quelques secondes. Double-cliquez sur une date et une heure disponibles dans votre agenda pour commencer !