Uitzonderingsmeldingen zorgen ervoor dat uw voertuigcontroles plaatsvinden wanneer dat nodig is. Deze regels stellen u en uw chauffeurs automatisch op de hoogte wanneer voertuigcontroles worden gemist, waardoor consistente veiligheidsnormen worden gewaarborgd.
Uitzonderingsregels maken
Aan de slag
Ga naar Voertuigcontroles en selecteer Uitzonderingswaarschuwingen , kies vervolgens Nieuwe regel maken .
Je regel instellen
Laten we eens kijken hoe je een typische regel maakt:
Voorbeeldscenario : Voertuigcontroles zijn vereist van maandag tot en met vrijdag vóór 9.00 uur.
Stel de deadline in : Kies de gewenste tijd (bijv. 9:00 uur).
Kies de frequentie : Selecteer 'Maandag tot en met vrijdag' in plaats van 'Dagelijks' als u in het weekend niet actief bent.
Geef je regel een naam : Geef hem een duidelijke naam zodat hij gemakkelijk te herkennen is.
Meldingsopties
E-mailwaarschuwingen : Voeg meerdere e-mailadressen (maximaal 50) toe om meldingen te ontvangen wanneer betalingen zijn gemist.
SMS-meldingen : Voeg een mobiel nummer toe voor directe notificaties, vooral handig als u niet altijd achter uw bureau zit.
Meldingen aan de bestuurder : Schakel de optie in om een kopie van de melding als sms te versturen naar de laatst bekende bestuurder. Dit is met name effectief omdat het systeem, wanneer een voertuigcontrole wordt gemist, identificeert wie de laatste bestuurder was en deze persoon een persoonlijke herinnering stuurt.
Hoe chauffeursmeldingen werken
Als een controle wordt gemist, stuurt het systeem een sms-bericht, bijvoorbeeld: We verwachtten vandaag om 9 uur een voertuigcontrole en we hebben jou, Jamie, als laatst bekende bestuurder geregistreerd.
Deze persoonlijke aanpak zorgt er vaak voor dat chauffeurs zich realiseren dat ze hun controle zijn vergeten en deze direct uitvoeren, waardoor het aantal gemiste voertuigcontroles aanzienlijk afneemt.
Regels toepassen op voertuigen
Nadat je je regel hebt aangemaakt:
Sla je instellingen op (je ontvangt een bevestigingsbericht).
Gebruik het keuzemenu bij elk voertuig om de juiste regel toe te passen.
Voor verschillende voertuigen kunnen verschillende regels gelden. Zo hoeven voertuigen met een lage kilometerstand mogelijk slechts wekelijks gecontroleerd te worden.
Voordelen van uitzonderingswaarschuwingen
Uitzonderingsmeldingen zorgen voor verantwoording en verminderen uw administratieve lasten. In plaats van handmatig te controleren of voertuiginspecties zijn voltooid, bewaakt het systeem automatisch de naleving en betrekt het chauffeurs bij het handhaven van de normen.
Deze tweezijdige aanpak, waarbij managers worden geïnformeerd en chauffeurs worden aangespoord, verbetert de voltooiingsgraad van controles aanzienlijk.