Important : pour accorder l’accès au portail client, veuillez vous assurer d’avoir préalablement configuré et personnalisé ce dernier avant d’ajouter des membres. Pour plus d’informations sur la configuration de votre portail client, cliquez ici .
L'accès au portail client n'est accordé à un client que lorsque vous créez des identifiants de membre du portail pour lui. Vous gardez ainsi un contrôle total sur qui peut accéder à votre portail client.
Il n'y a pas de limite au nombre de membres du portail client que vous pouvez créer pour un client spécifique, et chaque connexion est contrôlée par autorisation, ce qui vous donne la possibilité de limiter la visibilité de certaines données si nécessaire.
Accéder aux sections
Créez un compte membre du portail pour votre client
Remarque : Un membre du portail client ne verra que les informations relatives au client pour lequel son compte a été spécifiquement créé.
Pour créer un compte membre du portail pour votre client, accédez à Clients et fournisseurs > Clients > Cliquez sur le bouton Afficher à côté du client concerné . Cliquez ensuite sur l'onglet Portail client, situé à l'extrême droite de l'écran, pour créer un compte membre pour ce client ou consulter la liste des membres existants.
Lorsque vous cliquerez sur le bouton « Créer des membres du portail », vous serez invité à saisir les informations suivantes :
Prénom – Le prénom du membre de l'équipe de votre client qui utilisera l'identifiant.
Nom de famille – Le nom de famille du membre de l'équipe de votre client qui utilisera l'identifiant.
Adresse courriel de connexion au portail client – L’adresse courriel que les membres utiliseront pour se connecter au portail client et consulter leurs informations personnelles. Veuillez noter : cette adresse doit être valide, car une invitation contenant les identifiants de connexion y sera envoyée.
Intitulé du poste – Intitulé du poste du membre de l'équipe de votre client qui utilisera l'identifiant.
Autorisations d'accès des membres du portail
C’est ici que vous pouvez choisir le niveau d’accès que vous souhaitez accorder à ce membre du portail. Pour accorder l’accès souhaité, cochez simplement l’option d’autorisation correspondante :
Afficher les services d'entretien des actifs – Cette section présente au client un tableau de bord affichant tous ses actifs et les services d'entretien à venir.
Consultation des interventions terminées : ce tableau de bord affiche au client toutes les interventions que vous avez réalisées pour lui. Il peut également accéder aux formulaires de suivi, devis, factures et rapports d’intervention associés à ces interventions et les télécharger.
Consulter et accepter les devis : cette section présente au client un tableau de bord affichant ses devis en attente d’approbation, refusés et acceptés, tels qu’ils apparaissent sur Klipboard. Le client peut également accepter ou refuser les devis que vous lui avez envoyés en cliquant sur le bouton Actions et en sélectionnant l’option souhaitée.
Consulter les factures – Ce tableau de bord affiche au client les factures que vous lui avez soumises, selon leur statut : à payer, en retard ou payées. Le client peut télécharger une copie PDF de chaque facture affichée en cliquant sur le bouton « Voir le PDF » correspondant.
Créer des demandes de travail – Cette action autorisera le membre du portail à créer des demandes de travail au nom de votre client. Pour plus d'informations sur les demandes de travail, veuillez cliquer ici.
Si vous autorisez le membre du portail à créer des demandes de travail, il sera invité à fournir les informations suivantes :
Objet – Brève description du travail demandé.
Sélectionnez le lieu – Le lieu où les travaux doivent être effectués. Ils ne pourront sélectionner que les lieux (sites) que vous avez configurés pour eux en tant que client.
Remarques – Tout autre détail nécessaire à la demande de travail. La limite est de 4 000 caractères, soit environ une page A4.
Demande de date et d'heure – Date et heure préférées du client pour la réalisation des travaux. Il est précisé au membre du portail que ce choix n'est pas définitif et ne sera confirmé qu'une fois la tâche planifiée.
Afficher les documents – Vous pouvez télécharger des documents PDF, puis les associer à un client spécifique et lui accorder l'accès au document en question sur le portail client.
Comme vous pouvez le constater ci-dessous, lorsqu'un document est ajouté à un client, vous avez la possibilité de le rendre visible à ce dernier sur le portail client dès son chargement. Cette option n'est disponible que si le bouton correspondant est activé.
Même si les documents sont configurés pour être visibles dans le portail client, vous pouvez en restreindre l'accès au membre concerné. Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme de clé et sélectionnez/désélectionnez les documents disponibles dans le menu contextuel.
Consulter l'état des tâches – Un membre de votre portail client peut être autorisé à consulter et exporter la liste de toutes les tâches attribuées, non attribuées, en cours et en attente associées au client concerné. Les clients ne peuvent télécharger les formulaires de flux de travail, les devis, les factures et les enregistrements de service des actifs associés à ces tâches que lorsque celles-ci sont terminées.
Notifications par courriel aux membres du portail
Vous pouvez choisir les notifications par e-mail que ce membre du portail recevra afin de l'inciter à consulter le portail client. Pour configurer ces notifications, cochez simplement l'option correspondante :
Devis – Le membre du portail recevra des notifications par courriel concernant les nouveaux devis nécessitant une approbation.
Factures – Le membre du portail recevra des notifications par courriel concernant les nouvelles factures à payer.
Offres d'emploi – Les membres du portail recevront des notifications par courriel concernant les emplois nouvellement terminés.