Si vous souhaitez modifier, mettre à jour ou compléter les informations enregistrées sur vos formulaires de flux de travail via les membres mobiles de votre équipe, vous pouvez utiliser notre fonction d'édition d'administrateur.
L'outil d'édition d'administrateur vous offre deux options. Vous pouvez d'abord réattribuer le formulaire de flux de travail d'origine à un membre de l'équipe disposant d'un accès mobile, afin qu'il puisse effectuer les mises à jour nécessaires. Ensuite, vous pouvez modifier les données du formulaire directement depuis le tableau de bord web. Ce processus garantit la préservation des signatures originales sur le formulaire, assurant ainsi l'intégrité de vos enregistrements.
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Modification par l'administrateur via l'application mobile
Modifier une tâche via l'interface d'administration de l'application mobile est très simple. Vous pouvez facilement sélectionner un membre de l'équipe pour effectuer les modifications, tout en conservant la possibilité de garder la signature existante.
L'utilisation de la fonction « Modification administrative » évite de devoir reprogrammer ou joindre des documents supplémentaires, comme cela serait nécessaire lors de la réattribution d'une tâche. Il est important de noter que les modifications administratives s'effectuent via l'application mobile, sur la même plateforme que celle utilisée pour la saisie des données du formulaire initial.
Pour modifier une offre d'emploi en tant qu'administrateur, suivez ces étapes :
Accédez à la grille des attente.
Sélectionnez le poste précis.
Sélectionnez Action, puis choisissez Modification par l'administrateur.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous donnant la possibilité de choisir le membre de l'équipe auquel vous souhaitez attribuer la modification de la tâche.
Par défaut, l'éditeur enregistra la signature apposée lors de la finalisation initiale de la tâche. Vous pouvez désactiver ce comportement en déplaçant le bouton sur « Non ».
Vous pouvez également laisser des notes de travail mises à jour.
Une fois terminé, sélectionnez Soumettre .
La tâche sera désormais attribuée au membre d'équipe désigné pour modification administrative et synchronisation avec l'application mobile Klipboard. La procédure habituelle s'applique : le membre d'équipe synchronise l'application avec l'application mobile, effectue la tâche et la synchronise à nouveau avec le tableau de bord web.
Une fois la synchronisation effectuée avec le tableau de bord web, la tâche apparaîtra dans l'état « En attente ». Vous pouvez alors mettre à jour le membre d'équipe affecté et le rétablir au membre d'équipe initial qui a réalisé la tâche en cliquant sur Actions > Changer de membre d'équipe.
Cliquez ensuite sur Actions > Régénérer le PDF pour que le nom du membre de l'équipe soit mis à jour dans le fichier PDF généré.
Tableau de bord d'édition Web de l'administrateur
Une fois que les membres de votre équipe mobile auront terminé leurs tâches et synchronisé les données avec le tableau de bord web, vous pourrez utiliser la fonction d'édition administrateur directement sur ce dernier. Cette fonctionnalité est accessible lorsque la tâche est en statut « En attente ».
Pour modifier un flux de travail sur le tableau de bord web, suivez ces étapes simples :
Accédez à l'offre d'emploi spécifique sur le tableau de bord web.
Cliquez sur le bouton Actions.
Sélectionnez l'option Modifier le formulaire située dans le menu déroulant Actions du formulaire de flux de travail que vous souhaitez modifier.
Une fois que vous avez sélectionné « Modifier le formulaire » sur le tableau de bord web, une barre latérale s'affiche, présentant les valeurs saisies dans le formulaire sélectionné. Vous pouvez ainsi effectuer facilement les modifications nécessaires. Voir l'exemple ci-dessous :
La modification par l'administrateur évitera d'avoir à reprogrammer ou à joindre des documents, ce qui serait le cas avec une tâche réaffectée.